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Gestão é a nossa causa.

Saiba como fazer uma gestão de compras eficiente para seu negócio

Uma gestão de compras impecável e bem alinhada com a estratégia da empresa entra em pauta quando se fala sobre qualidade, estoque máximo ou mínimo e desperdício.

Você já passou pela situação do cliente pedir um produto e ele não ter no estoque ou estar vencido? Quando falamos de compras, sabemos que o assunto não envolve apenas orçamento. Se você quer saber mais sobre como ter uma gestão de compras assertiva, planejada e eficiente para a sua empresa, continue a leitura!

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é a organização e o planejamento do processo de compras de uma empresa. Ela é responsável por administrar com eficiência toda a cadeia de suprimentos relacionada ao core business. Portanto, define uma série de estratégias que irão viabilizar a compra de insumos de produção em indústrias, mercadorias no varejo e distribuidoras ou materiais de escritório de toda empresa.

Essa função é importante para centralizar a negociação, reduzindo custos ao passo que mantém a qualidade das compras. Dessa maneira, garante que todos os suprimentos estejam disponíveis para a atividade da empresa acontecer com maestria. 

Qual é a importância da gestão de compras?

Iremos começar falando de uma situação onde vemos uma gestão de compras ineficiente e você é o consumidor. Você tem um mercado chamado X que vai com frequência e quer comprar um produto. Chegando lá, esse produto está em falta nas gôndolas e no estoque, mas no mercado Y ao lado você encontra esse produto. Em outra situação onde você, consumidor, está com pressa para comprar seus produtos, e quer fazer uma compra assertiva, você não quer perder tempo indo onde teve ruptura de estoque. Então, está convicto que no mercado Y irá encontrar o que precisa. 

Aqui, já percebemos que a gestão de compras influencia na retenção de clientes e no relacionamento com eles. A falta de organização de, por exemplo, não perceber que um produto venceu e não ter sido planejado, pode ter o mesmo impacto.

Portanto, adotar um controle e compras mais estratégico irá proporcionar ter um diferencial competitivo, impactando na lucratividade, redução de riscos e encontrar maneiras de aumentar as margens dos produtos.

Quais os objetivos da gestão de compras?

Mais do que apenas listar os objetivos da gestão de compras, é importante ter consciência deles combinando com todos os processos extras da empresa para que o fluxo de informações flua naturalmente. Mas, como aqui estamos falando de objetivos, aqui listamos alguns:

  1. Aprimorar o relacionamento com fornecedores, buscando parcerias favoráveis ao negócio
  2. Adquiri-los com uma negociação satisfatória
  3. Manutenção da padronização e qualidade dos produtos 
  4. Reduzir ao máximo o custo dos processos de compra
  5. Manter o bom fluxo de materiais na empresa
  6. Possibilitar pesquisa de novos produtos oferecidos pelo mercado
  7. Analisar custos de oportunidade envolvendo custo e benefícios dos produtos comprados

Bem, olhando esses objetivos fica um pouco difícil relevar a importância dessa área, certo?

Como fazer a gestão de compras da empresa?

Vamos entender abaixo os 7 processos importantes para uma boa gestão de compras da empresa:

1. Gestão baseada em dados
2. Estratégia de Compras
3. Planejamento de Compras
4. Programar as compras
5. Automatizar a gestão de compras
6. Ter um relacionamento transparente com o fornecedor
7. Fazer benchmarking

Seguindo esses processos, a gestão de compras da empresa se tornará mais eficiente e planejada. 

Quais são os principais erros ao fazer a gestão de compras?

Os erros mais comuns e que podem estar acontecendo na sua empresa são:

  1. Falta de controle de estoque

E por isso a importância de um sistema que automatize esse controle.

  1. Compras não planejadas

O que pode ocasionar muito estoque (custo para empresa) ou ruptura de estoque.

  1. Fornecedores não padronizados

O que pode ocasionar na falta de padrão dos produtos ou pouco relacionamento frágil.

  1. Burocracias para aprovar pedidos

Isso pode ser evitado quando as compras estiverem de acordo com os objetivos da empresa, para que aconteçam de forma natural e sem entraves. Dando maior autonomia para quem for o comprador. O que se pode fazer é definir alçadas de aprovação conforme valores – se ultrapassar um valor de compra maior que R$ X, aí sim é preciso que haja aprovação de um superior.

  1. Não acompanhar indicadores

Os indicadores servem para entender a evolução, performance e analisar perante o esperado para tomar decisões mais assertivas. No próximo capítulo entraremos melhor nesse assunto.

Quais são os métodos para aplicar a gestão de compras nas empresas?

Abaixo mostraremos alguns dos métodos de compras que auxiliam na sua gestão.

  1. Giro de Estoque

Esse cálculo mede a saúde financeira do estoque ao comparar custo de vendas e custo de investimento em estoques.

Exemplo: custo anual de vendas de R$ 100 mil + investimento em estoques de R$ 30 mil.

Giro de Estoque= Custo de Vendas / Estoques

Giro de Estoque= R$ 100 mil / R$ 30 mil = 3,3 (estoque gira 3,3 vezes/ano)

Esse número indica que, quanto maior for a rotatividade, melhor é a gestão de compras e menores são os custos com gestão de estoque.

  1. Média Móvel Exponencial

Número que mostra o consumo médio de cada item de acordo com variações sazonais e a força dos últimos períodos. 

  1. Tempo de Reposição

Tempo entre perceber a necessidade do item até o item chegar ao supermercado.

  1. Ponto de Pedido

Momento que dispara uma nova solicitação de compra. Calcula-se através da fórmula abaixo:

PP = CM X TR + EM

  • PP: Ponto de Pedido
  • CM: Consumo Médio
  • TR: Tempo de Reposição
  • EM: Estoque Mínimo

Como sincronizar a gestão de estoque com os demais setores da empresa?

Para sincronizar a gestão de estoque com os demais setores precisamos focar nas primeiras coisas primeiro. Então, vamos aos números e entendendo quais são os principais tipos de custos gerados pelo estoque:

  1. Por item, ou os custos de fabricação;
  2. De estocagem: podem ser de custos de capital, custos de armazenagem ou de riscos;
  3. Custos da realização dos pedidos;
  4. Pela falta de estoque;
  5. Por conta da ineficiência operacional.

Depois de identificar esses custos, é importante estabelecer com a equipe um padrão de previsão de demandas de compra. Depois disso, planejar as estratégias de otimização dos setores e buscar integrar as equipes de compras e estoque (já que lidam com naturezas parecidas). Inclusive, é bem possível que possa haver sobreposição de tarefas entre os setores que podem ser unificados. 

Como a tecnologia auxilia na gestão de compras?

A tecnologia vem como um grande auxiliador de eficiência do processo. Um bom sistema de gestão empresarial (ERP) organiza os processos internos por integrar os diferentes setores. Além disso, existem aqueles softwares que automatizam o controle de estoque de compras, reduzindo os problemas humanos que podem aparecer pelo caminho, controlam de forma mais eficaz e prática.

Assim, possibilitam a extração de relatórios das informações mais importantes para tomada de decisão que podem, eventualmente, mudar o cenário de um forecast, por exemplo! 

Independente de ter um ERP ou não, as informações devem estar registradas e os setores integrados para facilitar a tomada de decisão estratégica.
Você entende a real importância da padronização de processos para sua empresa? Saiba mais com o nosso artigo