Quando falamos de planejamento nas empresas não podemos deixar de fora a construção de um orçamento financeiro – que contempla, basicamente, as expectativas de receitas, custos e despesas em um determinado período (normalmente um ano). O orçamento possui uma série de regras que devem ser cumpridas ao longo dessa expectativa, e ao mesmo tempo garante que a estratégia esteja desenhada em números para os próximos meses. Certamente existem inúmeros benefícios em consolidar um orçamento, seguem alguns:
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Permite tomadas de decisões prévias e um grau de liberdade dentro das contas aprovadas;
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Garante engajamento nas metas, deixando o resultado do final do ano mais explícito;
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Proporciona o controle sobre execução de projetos estratégicos fora da operação (core business) da empresa;
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É a principal ferramenta de apoio nas tomadas de decisões e até nas mudanças de rumos;
No que diz respeito aos variados métodos de construção existentes (base zero, base histórica, matricial, etc.), entendemos que algumas dicas são inerentes a qualquer metodologia utilizada. É possível construir orçamentos precisos e ao mesmo tempo audaciosos! Para que isso aconteça, algumas premissas devem ser seguidas:
- Conheça o giro do seu negócio! É indispensável saber o ciclo financeiro (quantos dias demoro para receber, e em quantos dias pago meus fornecedores?). É um ciclo positivo, negativo? Quantos dias? Exige capital de giro para um crescimento expressivo de receitas? Não adianta planejar um aumento de faturamento e isso ocasionar uma exposição de caixa não prevista.
- Elaborar um percentual de crescimento para o próximo ano demanda um conhecimento sobre vários fatores: como está o segmento hoje? O crescimento vai ser pelo share de outros concorrentes, ou devido ao aumento dos preços ou mix de produtos? Esse crescimento ordena algum tipo de investimento?
- O crescimento das receitas tem que ter algum embasamento sólido, não basta apenas colocar nas planilhas que o próximo ano vai suportar um crescimento de 15%. Esses 15% acontecem com qual esforço? Quantas novas contas de clientes fechadas (serviço)? Terá algum novo mix de produtos lançados? Aumento do tempo de atendimento (varejo)? Entrada em um novo segmento?
- Cuide do seu caixa. Reflita se os investimentos gerados no orçamento não trarão resultados apenas a longo prazo. Caso sim, entenda que você vai precisar traçar um plano de alavancagem do seu negócio e que isso precisa ser saudável.
- O formato normalmente utilizado para orçamentos é o DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício) – porém, nós acreditamos que o desdobramento de caixa é extremamente importante pelos pontos que já foram comentados aqui. Então, além de jogar os números em grandes contas, abra o formato de pagamento de cada linha de entrada e saída do seu negócio!
- Custos diretos devem ter uma atenção importante no orçamento, eles vão refletir diretamente na margem bruta gerada pelas suas receitas. Esses pagamentos são aqueles que estão diretamente ligados ao seu faturamento (e costumam aumentar de maneira proporcional a ele). Veja a sua negociação com seus fornecedores e acompanhe a inflação acumulada dos insumos comprados, provavelmente isso irá refletir nas compras do ano seguinte!
- E, por fim, reflita sobre cada linha de despesas: é necessária? Onde consigo otimizar? Onde consigo negociar algum contrato fixo (aluguel, serviços contratos, etc)?
Por fim, a parte mais importante depois da construção do orçamento é a maneira como será feito o controle. Acabamos vendo que muitas vezes o orçamento perde a referência para o empreendedor – seja porque ficou muito acima, ou muito abaixo do previsto. Essa é uma das piores coisas que pode acontecer; a partir desse ponto a empresa passa a executar suas atividades sem qualquer norte financeiro sobre seus resultados futuros por não confiar mais no orçamento.
O método de forecast serve justamente para não deixar o orçamento estático e sem referências com a realidade. Seguem algumas informações importantes sobre esse controle:
- O controle sobre o que foi executado, e sobre o que foi devidamente orçado deve ser no máximo mensal (acompanhamentos semanais ajudam para o orçamento não ser apenas informativo e uma leitura do passado, e sim motivacional para o atingimento das metas);
- O entendimento do comportamento sobre as contas também é importante. Depois do fechamento do trimestre, por exemplo, o que foi efetivamente “gasto empurrado”, “economia” e “gasto acima do previsto”? Em muitos casos nos deparamos com os “gastos empurrados” e temos uma visão míope sobre o resultado da empresa.
- A leitura que deve ser feita é sempre o executado até o mês efetivo, e conduzir o orçamento até os meses faltantes. Assim a visão de como será o resultado no final do ano se mantém sempre atualizada.
- Nos meses faltantes cabe, sim, uma reflexão se aqueles valores ainda fazem sentido para a empresa. Caso não, podemos criar outras versões de orçamentos com base no aprendizado do que já foi executado (forecast). Além disso, esse momento serve para projetarmos novamente os “gastos empurrados”, fazendo com que esses valores sejam reconsiderados no orçamento. Lembrando que a versão do orçamento passado permanece e deve servir de aprendizado!
- Não podemos fazer o forecast de maneira mensal, caso contrário a referência sobre o orçamento também se perde. Aconselhamos que o período para revisão do orçamento tenha um espaçamento mínimo de três meses.
O exercício de construir orçamentos é um constante aprendizado, com certeza em empresas com trajetórias recentes há grandes excessos (para mais, ou para menos) nas expectativas de resultados. Mas, mesmo nestes casos, é importante manter a disciplina de controle e construção de orçamentos – e, ao passar dos anos, ir deixando o método mais robusto e assertivo!