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Quadro de pessoal: como escolher e investir nas pessoas certas para o meu negócio?

Você já teve a sensação de não ter na palma da mão uma visão geral de todas as pessoas que compõem a sua equipe? Ou ter que se deparar com uma situação de não saber como fazer para expandir ou reduzir o número de pessoas que trabalham na empresa? O quadro de pessoal ajuda nesses quesitos.

Conhecer esse método vai ajudar você a tomar decisões de uma forma mais eficiente e garantir que seu quadro pessoal seja montado de uma maneira estratégica e que converse com os objetivos da empresa. Dessa forma, ao final desse artigo, você vai saber o que é um quadro de pessoal, os seus benefícios, como aplicá-lo em diferentes contextos e muito mais. Boa leitura, esperamos que goste!

O que é quadro de pessoal?

Quadro de pessoal é um método de organização muito estratégico que, quando bem montado, traz inúmeros benefícios na comunicação interna, gerenciamento de equipes e tomadas de decisão.

Sendo assim, ele irá dispor da quantidade de pessoas dentro de cada área, sua hierarquia, posição e função. Ou seja, aquelas que estiverem fazendo sentido para os objetivos estratégicos do negócio.

Qual a importância do quadro de pessoal?

Quando estamos falando de estratégia, as pessoas são um dos pilares mais importantes para uma empresa. Dessa forma, é a partir de um quadro de pessoal bem qualificado e estruturado que permite o crescimento da empresa e atendimento de novos horizontes. 

Assim como a Estrutura Organizacional, um quadro de pessoal bem definido se reflete em uma cultura fortalecida e na conquista dos objetivos da empresa a longo prazo.

Quais são os benefícios de um bom quadro de pessoal?

Um bom quadro de pessoal irá impactar em diversas áreas do seu negócio! Confira abaixo:

  • Melhores resultados nos indicadores de retenção de talento, 
  • Diminuição da taxa de rotatividade, 
  • Menos retrabalho por conta de um fluxo de processos mais ágil,
  • Conhecimento de como e onde os estão os recursos mais alocados, 
  • Melhoria a produtividade do time de uma maneira geral. 

Como fazer o quadro de pessoal de uma empresa?

Tudo começa no desenho ideal do quadro de pessoal. Sendo assim, aqui é importante que as lideranças da empresa se dediquem para criar um quadro que faça sentido para a gestão da empresa. Em outras palavras, que nenhuma área fique sobrecarregada, ou que outra esteja muito inflada, por exemplo. 

Por isso, comece entendendo os setores importantes, os cargos essenciais, alocação dos nomes das pessoas que cumprem cada cargo, a data da contratação e a carga horária (caso aplicável). Nesse sentido, é importante que esse quadro seja atualizado constantemente a cada admissão, promoção e/ou demissão. Isso bem como as funções de cada cargo estarem sendo cumpridas por quem as ocupa.

O que levar em conta na hora de expandir o quadro de pessoal?

Quando for o momento de expandir a empresa, a organização deve fazer uma avaliação do seu preparo para tal: desde um bom processo de recrutamento, entender se as pessoas que estão no momento são as pessoas certas, etc. Não só, ela deve entender se todos os processos estão mapeados, quais são as atividades que novos colaboradores desempenhariam e garantir a mesma qualidade de entrega – e que isso nunca seja abandonado!

Ou seja, nunca, mas nunca, dar aquele “passo maior que a perna”, forçando um crescimento não sustentável – onde a proporção de despesa de pessoal aumentaria frente o faturamento. 

Além disso, quando se aumenta um quadro de pessoal, aspectos inerentes da cultura não devem ser mantidos de lado. Ela deve ser perpassada não importa quantas pessoas entram e saem. Afinal, sabemos a partir desse artigo aqui que uma boa cultura organizacional impacta o crescimento do negócio.

Preciso reduzir o meu quadro de pessoal. E agora?

Há ocasiões onde é necessário fazer uma redução de quadro por motivo de baixo desempenho, seja ele comportamental ou de performance. Outros motivos podem ser a situação financeira da empresa ou reestruturação de quadro no geral. 

Independentemente do motivo, a empresa precisa entender o custo benefício da redução levando em consideração tempo de casa, salários, engajamento com a cultura, relevância da sua função frente o core business da empresa, etc. 

O ponto mais crítico da redução é o estresse que pode causar entre os colaboradores, principalmente quando ela for mal planejada. Aqueles que ficam podem se sentir inseguros, sentir que podem ser os próximos e isso afeta diretamente o clima da empresa. 

Ficou claro que a redução de quadro não é uma tarefa simples, certo? Por isso muitas empresas acabam encontrando outras alternativas, quando é possível, para que isso não aconteça, como: feedback, treinamentos, notificações, acompanhamento de PDI ou construção de um Plano de Carreira para recuperar o seu engajamento no longo prazo.

Sendo assim, quando há algum problema financeiro, o ideal é conceder as férias ou diminuir os benefícios até que a situação estabilize novamente. 

3 dicas para valorizar o quadro de pessoal

Confira as dicas que manterão o seu quadro de pessoal mais engajado e contente no ambiente de trabalho:

  1. Construa um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI): Essa ferramenta aproxima você dos colaboradores e isso vai aumentar a confiança mútua e você poderá ficar mais próximo das expectativas deles.
  2. Invista em treinamentos e equipamentos: Desenvolva os seus colaboradores e não tenha medo de qualificá-los, isso trará mais produtividade e novos desafios para eles! 
  3. Dedique-se à gestão: Acerte em um quadro de pessoal que combine com o seu negócio e que potencialize os seus resultados. Para isso, nós da 4CINCO estamos aqui pra te ajudar a ser mais assertivo!

Que tal construir um bom quadro de pessoal? Investir nos colaboradores é uma das melhores formas de investir na empresa. Por isso, não deixe de conferir o nosso artigo sobre gestão de pessoas!