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O plano de ação é uma das ferramentas mais eficientes e interessantes para o acompanhamento de resultados. Nesse post falaremos sobre tipos, objetivos e aplicabilidade.
O que é um plano de ação?
O plano de ação é uma das ferramentas mais eficientes para o planejamento e acompanhamento de atividades. Utilizado para garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás.
Ele é um documento criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), com informações sobre um projeto, podendo conter objetivos, ações e responsáveis.
Além disso, ele serve de base para o gerenciamento do tempo de um projeto, um dos recursos mais importantes.
Quais os objetivos do plano de ação?
Existem diversos benefícios essenciais para as empresas realizarem um plano de ação. Por isso, separamos os oito principais:
- Dar clareza e organização para um projeto.
- Definir e esclarecer objetivos para um projeto ou uma solução de algum problema.
- Identificar e relacionar ações para atingir um resultado.
- Estimar os recursos necessários.
- Estabelecer prazos adequados para conclusão de cada tarefa.
- Identificar responsáveis
- Permitir monitoramento e controle sobre ações
- Propiciar maior efetividade (fazer o que precisa ser feito, com qualidade, usando os recursos da melhor forma) a um objetivo.
Entenda a importância de ter um plano de ação
O plano de ação é fundamental para empresas que possuem diversos projetos e atividades. Auxilia diretamente no cronograma de ações e nas priorizações.
Dessa forma, é uma ferramenta de uso simples, utilizada nas áreas de: gestão de projetos, gestão de riscos, elaboração do plano estratégicos, entre outros.
Além disso, para empresas que buscam crescer de forma saudável, a ferramenta facilita a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.
Tipos de plano de ação
Antes de mais nada, iremos abordar os dois planos de ação (pessoal e empresarial). Vale comentar que ambos tem o mesmo propósito: alcançar objetivos. Confira sobre eles a seguir:
- Plano de ação pessoal:
É uma ferramenta utilizada para identificar recursos e organizar tarefas para o atendimento de objetivos pessoais!
Um recurso extremamente flexível, que busca se adequar a qualquer âmbito da vida pessoal. Através dele, é possível definir objetivos, criar metas mensuráveis e elaborar um cronograma.
- Plano de ação empresarial:
Uma ferramenta de gestão que visa determinar quais passos uma empresa deve seguir para atingir determinados objetivos.
É um documento interno da empresa, geralmente utilizado pelos departamentos da empresa, para gerenciar ações, operações ou processos.
Plano de ação 5w2h
O 5w2h é uma é a principal ferramenta de gestão para elaboração de plano de ação, independentemente da sua complexidade.
Basicamente, consiste em responder sete perguntas sobre o projeto a ser desenvolvido:
- What? (O que)
- Why? (Por que?)
- Who? (Quem?)
- Where? (Onde)
- When? (Quando?)
- How? (Como)
- How Much? (Quanto?)
Uma das dicas essenciais para aplicar esse sistema é: quanto mais detalhado, melhor vai ser a assertividade desse sistema.
Plano de ação empresarial
O plano de ação empresarial é a definição estratégica de ações e tarefas a serem realizadas, a fim de alcançar determinados objetivos.
Nesse sentido, oferece um panorama assertivo a respeito dos caminhos que a organização precisa seguir, facilitando a tomada de decisão.
Um instrumento complementar ao planejamento estratégico. Ambos andam junto praticamente as decisões estratégicas.
Plano de ação PDCA
O PDCA é uma ferramenta dividida em quatro etapas e utilizada para solucionar os problemas que não são facilmente visualizados.
Ele consiste em quatro etapas essenciais:
- Plan (Planejar): O primeiro passo é o planejamento, que foca em analisar a parte estratégica. O objetivo aqui é levantar e analisar as informações para estabelecer objetivos e metas.
- Do (Fazer): A segunda etapa é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação. Importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins)
- Check (Verificar): Esta é a etapa de realizarmos a verificação do que foi executado e os resultados obtidos com o plano de ação
- Act (Agir): Essa etapa nos permite refletir sobre o caminho a ser tomado ao término do ciclo: como será a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido, o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa (conhecido como Diagrama Espinha de Peixe) é uma ferramenta que auxilia a identificar possíveis causas para problemas.
Ele consiste em seis etapas:
- Método: Analisar todas as causas em potencial que se relacionam com a forma de trabalho.
- Medida: A forma como nós analisamos os resultados ao fim e ao longo do processo.
- Máquina: É importante dar atenção a todas as ferramentas utilizadas pela equipe durante os processos.
- Meio Ambiente: A ideia é que as equipes deem atenção especial a tudo no entorno da produção e que pode afetar o efeito analisado.
- Material: Quando pensamos em materiais, são os insumos utilizados durante os processos, e que podem ter papel importante para gerar o efeito analisado.
- Mão de Obra: O objetivo é identificar causas relacionadas às habilidades das equipes, à forma como a equipe é alocada ou, em alguns casos, à falta de equipe.
7 dicas de como fazer um plano de ação
- Determine os objetivos com clareza:
A primeira etapa é conhecer, com clareza, os objetivos principais da empresa.
Nessa etapa inicial, é essencial criar ou extrair do planejamento estratégico os itens para orientar o trabalho de cada integrante.
- Cria metas mensuráveis:
É fundamental que o desdobramento de metas do seu negócio atenda os quesitos com intuito de direcionar ações.
- Faça checklists
Nesse momento, faça um checklist elencando todas as ações que precisam de realização em um plano prático. O ideal seria reunir a equipe para dividir as tarefas.
- Defina prazos
Por mais óbvio que possa parecer, todas as metas e tarefas definidas com a equipe devem apresentar prazos.
Dessa forma, é importante definir as prioridades dos projetos.
- Desenhe o plano de ação
Elabore um cronograma que seja visualmente claro de todas as metas, ações e prazos. Sempre recomendamos o Asana.
- Tenha sempre planos secundários
De fato, nem sempre tudo sai conforme o planejado! Então, para enfrentar esse tipo de problema, o ideal é antecipar essas situações de riscos.
- Acompanhe periodicamente
É vital para toda a execução do plano de ação, o monitoramento. Consiste em realizar o acompanhamento com um período claro definido (podendo ser mensal, por exemplo).
Como dica, o próprio PDCA (na etapa de controle) pode auxiliar.
Exemplos
Como exemplos de plano de ação, temos um modelo do 5W2H de uma consultoria de produtividade! Nela é possível verificar as sete perguntas essenciais em três divisões extremamente importantes.
