Blog

Gestão é a nossa causa.
ferramentas-de-gestao

Ferramentas de gestão: conheça as melhores para potencializar o seu negócio

As ferramentas de gestão são aliadas fundamentais para a tomada de decisão de gestores de todos os tipos de empresas. Além disso, a utilização delas é um caminho inevitável para tornar a gestão do seu negócio mais matura e eficiente. Contudo, muitas vezes, o uso delas não é feito de maneira ideal e otimizada. 

Assim, para auxiliar você a entender o que são as ferramentas de gestão e como cada uma delas pode ajudar a sua empresa a evoluir, preparamos esse texto para ser seu guia no assunto.

O que são ferramentas de gestão?

Muitos empreendedores têm dificuldade em saber como começar a tomada de decisão na sua empresa. E, para uma escolha assertiva e dinâmica, um bom gestor precisa acompanhar e estar em controle dos processos e setores da empresa. 

Assim, as ferramentas de gestão foram desenvolvidas com o objetivo de serem técnicas que auxiliam na tomada de decisão dos mais diferentes aspectos de um negócio. Além disso, as ferramentas de gestão têm a capacidade de se modelar a situação dos mais diversos tamanhos e segmentos de empresa. 

Dessa maneira, essas ferramentas são identificadas como recursos, softwares ou metodologias pensadas dentro do contexto empresarial para ajudar as lideranças a organizarem suas ideias,  informações e desenharem planos de ação de maneira eficaz e clara.

Para que servem as ferramentas de gestão?

Ferramentas de gestão auxiliam os gestores a possuírem maior controle do crescimento do negócio como um todo. Dessa maneira, viabilizam a criação de uma estrutura de gestão alinhada e eficaz para o desenvolvimento da empresa. 

Assim, algumas das funções que as ferramentas de gestão possuem são:

– Otimizar a tomada de decisão para fazer a empresa crescer

– Organizar as ideias e informações de maneira clara

– Criar planos de ação efetivos e com objetivos certos

– Melhorar o controle dos processos e setores

Benefícios das ferramentas de gestão

As ferramentas de gestão possibilitam uma visão abrangente do negócio. Sua utilização pode acarretar diversos benefícios em todos os setores da empresa. Além disso, diferencia a empresa em um cenário cada vez mais competitivo e com mais empresas no mercado. 

Os principais benefícios das ferramentas de gestão para as empresas são promover uma:

– Tomada de decisões estratégicas eficazes

– Aumento da rentabilidade e redução dos custos 

– Garantia de qualidade dos seus produtos ou serviços;

– Otimização do tempo dos processos;

– Otimização da eficiência de tempo, recursos e investimentos

– Aumento da eficiência das vendas;

– Identificação e diminuição de riscos 

Além disso, cada vez mais, estão sendo entendidas como fundamentais para diminuir o acúmulo de trabalho dos empreendedores e gestores, que podem destinar seu tempo e foco em aspectos de maior relevância estratégica. 

Tipos de ferramentas de gestão

Existem diversos tipos de ferramentas de gestão para os mais diversos setores de uma empresa. Iremos detalhar os principais tipos e alguns exemplos. Contudo, importante ressaltar que são inúmeros os tipos que podem auxiliar os líderes e empresários no dia a dia da condução das empresas. 

Ferramentas de gestão de projetos

Um gestor de projetos tem incontáveis questões para se preocupar: definição da equipe, cumprimento do cronograma e prazos, organização de informações e divisão de tarefas. Assim, para atingir os objetivos do projeto, o líder se utiliza das ferramentas de gestão, permitindo planejar, organizar e gerenciar a execução da equipe. 

Alguns programas online, como o Trello, Asana ou Monday, disponibilizam uma interface de gestão de tarefas, cronogramas e responsabilidades da equipe – evitando retrabalhos e que nada seja deixado para trás.

Além desses, o ciclo PDCA (Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar), Act (agir) é uma das mais famosas ferramentas de gestão de projetos. Ela tem enfoque na solução dos projetos e em promover uma melhoria de processos das empresas e organizações por meio de projetos.

Ferramentas de gestão da qualidade

Alcançar os níveis exigidos pelo mercado de qualidade de produto ou serviço, em sua grande maioria, é um trabalho delicado e que envolve diversos fatores e setores da empresa. Para auxiliar esse robusto processo, foram desenvolvidas ao longo da história algumas das mais conhecidas e difundidas ferramentas de gestão.

O Diagrama de Ishikawa, ou espinha de peixe, foi criado em 1943 por Kaoru Ishikawa, visando criar uma relação de causa e efeito. As causas dos problemas são divididas em 6Ms (método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente), viabilizando a definição de ideias e identificação dos problemas de maneira assertiva. 

Já as Folhas de Verificação possibilitam uma interpretação visual de dados, o que torna fácil a coleta e leitura dos resultados. Essa ferramenta possui versões simples, como um simples check list, ou com maiores categorias de análise. Dessa maneira, além da coleta de dados da produção, evita retrabalhos e possibilita a identificação rápida de erros.

Ferramentas de gestão de pessoas

Para qualquer negócio, possuir uma equipe desenvolvida, motivada e alinhada com seus valores é um dos principais pilares para a conquista dos objetivos e resultados desejados. Assim sendo, as ferramentas de gestão de pessoas são recursos fundamentais que dão suporte e agilidade aos muitos processos que comportam o departamento de RH. 

Provavelmente, você já utilizou as mais tradicionais ferramentas desse tipo. Como por exemplo os modelos de feedback – orgânico, sanduíche, 360º, aquário, SCI, entre outros – que são os mais populares dentro das equipes. 

Entretanto, é preciso abrirmos as diversas possibilidades e aderirmos aquelas que melhor irão nos engajar, desenvolver e reter os nossos talentos. Um fator de extrema relevância é o clima organizacional, o qual é avaliado através de uma pesquisa de clima com os colaboradores onde se identifica os gaps e as oportunidades de melhoria.

Outras ferramentas de gestão de pessoas que podem gerar impacto positivo para todo tipo de empresa são o PDI (Plano de Desenvolvimento Individual), a Avaliação de Desempenho e o Plano de Carreira.

Ferramentas de gestão de processos

Alguns dos objetivos em comum da maioria das empresas giram em torno de possuir um controle e uma padronização eficaz dos processos, promovendo uma melhoria contínua. E, para isso, precisam aderir às diversas ferramentas de gestão de processos que possibilitam analisar e identificar os gargalos produtivos a serem otimizados. 

Além disso, a utilização das ferramentas de gestão de processos é uma grande vantagem competitiva dentro do mercado. Isso ocorre pois é comum em empresas mais tradicionais que os processos sejam executados porque “sempre foram assim”. Assim, não existe um desenho e análise por trás – impossibilitando a existência de um ritmo ideal de desenvolvimento dos setores do negócio. 

A principal ferramenta da gestão por processos é o mapeamento de processos, onde é desenhado, padronizado e otimizado os fluxos de trabalho. Contudo, outras ferramentas podem ser utilizadas em conjunto para otimizar o controle e a melhor execução dos processos – como o  Procedimento Operacional Padrão (POP) e o Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV).  

Ferramentas de gestão de vendas

O líder de vendas de uma empresa tem como responsabilidade desenhar estratégias, metas e objetivos para o setor. Contudo, para a construção de planos de ações ótimos para o contexto, o gestor necessita analisar os dados de eficiência do trabalho da equipe de vendedores. Além disso, é preciso avaliar informações referentes aos seus clientes, concorrentes e mercado.

Sendo assim, as ferramentas de gestão de vendas precisam disponibilizar uma interpretação de dados que direcionam a tomada de decisão do gestor. E, para esse fim, a ferramenta de gestão comercial mais eficaz e popularizada é o CRM (Customer Relationship Management), em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente.

O CRM possibilita o controle do relacionamento com todos os clientes do negócio, além de centralizar todas as informações e dados de todos os colaboradores. Como os vendedores têm acesso a ferramenta, é necessário um rigoroso registro de informações, pois, no final, será possível gerar relatórios e gráficos que orientem a tomada de decisão.