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Controle de processos: o que é, benefícios e como implementar

Controle de processos pode soar algo extremamente “chato” e desnecessário para aquelas empresas que colocam o crescimento do negócio acima de tudo. Mas a verdade é que para vencer a fase de maturidade de gestão “desenvolver” da operação, esse é um desafio inegociável. Quando não vencido, a empresa passa a ter uma série de problemas operacionais, fazendo com que o processo de valor não seja entregue e “obrigando” os sócios a voltarem para o dia a dia do negócio. 

Nesse texto, portanto, vamos falar sobre o que é o controle de processos e como fazer com que esse desafio seja superado para garantir um pilar de sustentação importante no crescimento do negócio. 

O que é controle de processos?

Para controlar os processos, antes de qualquer coisa, a empresa precisa ter a clareza do seu método de entrega de valor. 

Quando olhamos para a Matriz de Maturidade de Gestão 4CINCO, por exemplo, entendemos que “processos de valor” – e, portanto, todos aqueles processos que são percebidos pelo cliente – precisam estar totalmente claros e sendo executados com plenitude no negócio. 

Quem são os responsáveis? Qual a periodicidade? Como eu consigo medir esses processos? São algumas das perguntas que precisam ser respondidas para o desdobramento dos demais processos logo na sequência. 

Com base nisso e os processos de valor devidamente identificados, o controle de processos passa por garantir que, com o crescimento da empresa, a mesma qualidade de entrega seja mantida e os processos sejam cada vez mais aprimorados. Afinal, a partir do momento que se tem o controle, consegue-se perceber constantemente como melhorar cada vez mais a sua execução.  

O que é um sistema de controle de processos?

Dependendo da complexidade e tamanho do negócio, o controle de processos só é possível de acontecer com um bom sistema de controle. Lembrando que o sistema, se não houver a clareza e a formalização dos processos anteriores, não irá resolver o problema da falta de controle.

Ou seja, primeiro mapeia, formaliza e entende as primeiras melhorias, depois insere em um sistema que facilite o seu controle. Como uma boa dica, na 4CINCO nós utilizamos a Asana e gostamos bastante! 

Quais os benefícios do controle de processos para as empresas?

Incluir um controle de processos alinhado com a gestão do negócio tem um valor extremamente importante para sustentar o crescimento da empresa como um todo. Sem o controle, não é possível identificar falhas e melhorias. Ou até mesmo a capacidade de entregar o que a empresa se propõe a resolver com a sua solução – ou seja, o negócio fica extremamente frágil. 

O maior benefício, portanto, é garantir a sustentabilidade do negócio. Sem controle, não há o que ser medido e nem melhorias a serem feitas. Em um cenário extremamente competitivo e que novas oportunidades surgem a todo momento, não ter essas informações à disposição da tomada de decisão do negócio pode resultar na insolvência do negócio. 

Controle de processos: passo a passo para implementar

Considerando todos os pontos acima, afinal, qual é o passo a passo para implementar os processos?

  1. Tenha clareza dos seus processos de valor. Quais processos internos acontecem no meu negócio que, ao mudar, o meu cliente percebe rapidamente? 
  1. Tendo a clareza dos processos de valor, o próximo passo é formalizar e garantir que eles estejam sempre sendo cumpridos. Quem executou? Como? Quando? Em qual ferramenta? São algumas das perguntas que são inerentes a essa formalização. Você pode ler um pouco mais sobre padronização de processos aqui
  1. Quando formalizado, precisa-se medir para entender a eficiência e eficácia desse processo. Quais as métricas que te permitem entender se os processos estão sendo cumpridos? Entenda quais são elas e passe a ter um controle periódico sobre isso.
  1. A partir do momento que os processos de valor estão sendo controlados e medidos, o próximo desafio é entender os processos que apoiam todos os todos processos de valor. Alguns exemplos de processos de apoio são o financeiro e o DP! A partir desse ponto, você passa a expandir a necessidade de controle de processos no seu negócio.
  2. Gostou do conteúdo? Então você também vai se interessar pelo nosso artigo sobre Mapeamento de processos!