Ter um gerenciador financeiro empresarial é fundamental para o seu sucesso. Você, como empresário, sabe que ter as informações financeiras atualizadas e corretas dá a sensação de ter a empresa na mão e saber como direcionar o que deve ser feito para atingir os resultados que se espera.
Por isso, hoje vamos falar um pouco mais sobre o gerenciador financeiro: uma ferramenta que consolida e centraliza as informações financeiras, e auxilia na tomada de decisão do dia a dia. Vamos lá?
O que é gerenciador financeiro?
O gerenciador financeiro é uma ferramenta, ou um programa, que centraliza e organiza todas as informações financeiras da sua empresa. Assim, é a partir desta ferramenta que é possível ter uma visão completa sobre a saúde financeira da sua empresa, além de comparar os seus resultados com o orçamento e as metas propostas dentro da organização.
Além disso, o gerenciador financeiro pode controlar diversos processos relacionados à rotina financeira da sua empresa, como cobranças de clientes, contas em aberto, etc. Quando bem estruturada, esta ferramenta auxilia as mais diversas áreas da empresa: desde o controle de estoque, até a gestão de pessoas.
O que um gerenciador financeiro faz?
Um gerenciador financeiro deve dar conta de diversos processos. Algumas ferramentas são mais completas do que outras, então alguns recursos podem ser um pouco diferentes, mas todas devem dar uma visão geral sobre a saúde financeira da empresa.
Controle de recebimentos e despesas
O controle de recebimentos é um recurso fundamental para um gerenciador financeiro. E o controle não deve ser apenas dos valores que entram. Você pode deve controlar os valores que estão em aberto para receber em todos os clientes e com as diversas opções de pagamento, seja por boleto, cartão de crédito, transferência, etc.
Da mesma forma, o gerenciador financeiro também auxilia no controle das despesas que a sua empresa tem ao longo do tempo. Assim fica mais fácil manter o controle em dia e não correr o risco de deixar algum pagamento para trás.
Conciliação bancária
A conciliação bancária é um processo de extrema importância para garantir que as informações financeiras do seu negócio estejam corretas. De maneira resumida, é a comparação das suas informações financeiras do sistema com as informações do seu extrato bancário.
Assim, o gerenciador financeiro deve ser capaz de entregar essa informação de maneira clara e simples, de forma que facilite o processo de conferência dos valores que entraram e saíram da sua ferramenta com os valores do seu extrato bancário.
Relatórios gerenciais
Todas essas informações que foram imputadas no sistema devem, ao final, gerar dados para um relatório. Esta é uma vantagem fundamental de se ter um gerenciador financeiro bem implementado dentro da sua empresa. Dessa forma, a partir dos relatórios gerados, é possível acompanhar diversas informações importantes para a sua empresa, como:
Orçamento x Realizado
Se você tem um orçamento, e nós recomendamos fortemente que você tenha, é possível comparar tudo o que foi orçado com o que foi realizado dentro da sua empresa. Assim fica muito mais simples fazer uma gestão de orçamento completa, que não necessite fazer grandes alterações de rota ao longo do caminho.
Indicadores de lucratividade
Os relatórios também fornecem informações relevantes sobre os indicadores financeiros de lucratividade, como a margem bruta, o EBITDA, e margem líquida. Consequentemente, a partir desses indicadores você consegue saber se a sua empresa está sendo lucrativa ou se você está tendo prejuízos com o seu negócio.
Indicadores estratégicos
Alguns outros indicadores que você consegue avaliar a partir do financeiro também são bastante estratégicos. O gerenciador financeiro pode dar a informação de qual é o CMV, ou o custo de mercadoria vendida. Assim, se este indicador estiver muito alto, talvez seja importante analisar e entender como melhorá-lo.
Da mesma forma, se as suas despesas com pessoal estiverem muito abaixo da referência, é provável que a sua equipe esteja sobrecarregada com as atividades da operação, o que também é um problema no longo prazo. Dessa maneira, saber analisar as informações que o gerenciador financeiro gera é importante para definir as ações que a empresa irá tomar.
Por que minha empresa deve investir em um gerenciador financeiro?
Toda empresa deve ter um gerenciador financeiro, já que ele é parte fundamental de uma estrutura financeira que funciona e que é capaz de gerar as informações necessárias para se ter um bom controle das finanças.
Dentro do mercado, entretanto, há diversas opções de softwares para contratação. Nesse sentido, muitos deles atendem de maneira total um segmento específico do mercado. Dessa forma, estes sistemas, um pouco mais complexos, abrangem outras funcionalidades, como controle da operação e de clientes, tudo em um mesmo ambiente.
Existem gerenciadores financeiros específicos para escritórios de advocacia, para bares e restaurantes, para clínicas médicas e veterinárias… Enfim, há uma enormidade de sistemas disponíveis para os mais diversos tipos de negócios.
O que o empresário deve avaliar na hora de definir qual será a ferramenta utilizada para gerenciar a estrutura financeira da empresa é a necessidade do momento. Muitas empresas que não possuem um grande nível de complexidade podem realizar o controle financeiro todo em uma planilha de excel, evitando custos e, muitas vezes, simplificando o processo financeiro como um todo.
Quais os benefícios do gerenciador financeiro para as empresas?
Os benefícios de se ter um gerenciador financeiro dentro da sua empresa são muitos, e quando se usa a ferramenta de maneira completa, eles tornam a sua estrutura de empresa muito mais robusta e menos suscetível a riscos desnecessários. Dentre os principais benefícios, estão:
Segurança
Perder informações financeiras da empresa é praticamente inaceitável. Assim, o uso de gerenciadores financeiros aumenta esse nível de segurança, por centralizar todas as informações e guardar o histórico de modificações.
Se você optar por um sistema do mercado, ele deve ser configurado para você conseguir acessar todas as informações, inclusive recuperar dados deletados. Caso opte pelo excel, recomendamos que utilize um serviço de nuvem para salvar os arquivos. Lá é possível acessar diversas versões do arquivo, caso você tenha algum problema com as informações.
Acessibilidade
Os gerenciadores financeiros são, em sua maioria, programas que podem ser acessados em qualquer lugar, por estarem na nuvem. Assim, é possível controlar todas as informações financeiras da sua empresa de qualquer computador com acesso à internet. Também é válido lembrar que você sempre pode configurar as diversas camadas de acesso dependendo do nível de segurança que deseja dar às pessoas que trabalham com você.
Planejamento e Controle
O planejamento e o controle do financeiro são, sem dúvidas, o grande ganho de ter um gerenciador financeiro. Portanto, planejar o orçamento e controlar o que está sendo gasto e o que será recebido são os processos mais importantes para se manter uma empresa financeiramente saudável, especialmente nos primeiros anos de vida.
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