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Planilha fluxo de caixa no Excel: benefícios + passo a passo para montar a sua

O fluxo de caixa no Excel pode ser um grande aliado para o controle financeiro nas empresas. Com a pandemia voltamos ainda mais nossos esforços para o controle financeiro das empresas, e entendemos que o caixa é rei. A análise de fluxo de caixa pode ser feita de inúmeras formas e o mesmo é marcado por uma característica de acompanhamento temporal. 

O que é o fluxo de caixa de uma empresa?

Essa ferramenta é de extrema importância para a gestão financeira no dia a dia das empresas. O fluxo de caixa é uma forma de acompanharmos tudo que já ocorreu na empresa e também para projetarmos o seu futuro, alocando todas as entradas e saídas que já estão previstas. 

Diferente das análises de DRE que possuem como objetivo entendermos a rentabilidade do negócio, o fluxo de caixa visa mostrar para o empreendedor e para os gestores como está a capacidade de pagamento da empresa. Ele também determina se a empresa terá condições de arcar com suas obrigações financeiras ao longo de um determinado período. Por meio das análises é possível, entre várias funções, modificar as datas de pagamento e recebimento de determinadas contas e também para entender o momento certo de fazer um investimento.

Como funciona o fluxo de caixa de uma empresa?

Para desenvolver o fluxo de caixa o mais importante é que todas as informações estejam registradas, elas podem ser colocadas em um caderno, em uma planilha ou em um software de gestão financeira. A análise pode ser feita de forma diária, mensal, anual ou em outros períodos que façam sentido para a empresa.

A utilização de planilhas e de softwares de gestão ajudam para que as análises sejam feitas de forma mais rápida e assertiva. Mas nada impede que seja feita em uma folha de papel ou caderno, o mais importante é que todas as informações sejam registradas. 

Como analisar o fluxo de caixa de uma empresa?

É importante também que o fluxo de caixa seja analisado. Afinal, da mesma forma que ter a informações é importante, a análise é o que dá sentido ao preenchimento do fluxo de caixa. O período de análise pode variar de empresa para empresa, mas é indicado que essa análise seja feita pela equipe financeira ao menos uma vez na semana. 

Na análise diária ou semanal é importante que seja feita a conferência de todos os recebimentos do período e também que todas as despesas e receitas futuras sejam projetadas. Essas conferências são necessárias para entendermos se o caixa da empresa será suficiente para o pagamento das obrigações. 

Outro dado importante para ser elencado nas análise de fluxo de caixa é o prazo médio de pagamento e o prazo médio de recebimento da empresa. A análise de descontos versus esses prazos pode ajudar muito na venda e na compra, criando estratégias de venda e relacionamento com os fornecedores. 

Planilha fluxo de caixa: quais as vantagens?

Como mencionado anteriormente, o fluxo de caixa em excel permite uma rapidez maior nas análises financeiras. Também pela maleabilidade do excel é possível criar inúmeras análises de acordo com a realidade de cada empresa. Ademais, ela é uma ferramenta barata, muitas vezes nem tendo custo de implementação, diferente de um sistema ou software financeiro. 

Como mencionado anteriormente, no excel podemos criar por meio de planilhas dinâmicas ou por fórmulas diversas visualizações do fluxo de caixa, com gráficos e com alertas que ajudem na tomada de decisão da empresa. Ademais, também é possível que a empresa crie categorias para classificação de despesas que estejam alinhadas com a sua estratégia. 

Para entender melhor como classificar essas contas você pode olhar o artigo sobre plano de contas da 4CINCO

Para empresas pequenas e médias, o valor para a contratação de um software ou sistema para o controle do financeiro acaba sendo alto para o orçamento e o custo benefício desse investimento em alguns casos não se justifica. É importante que a pessoa responsável pelo preenchimento da planilha tenha domínio sobre as movimentações financeiras da empresa.

Como fazer o fluxo de caixa no Excel? Confira passo a passo

Para criação do fluxo de caixa é necessário que os seguintes dados sejam preenchidos: a data de pagamento, o valor do pagamento, o detalhamento do pagamento e também se esse valor é uma entrada ou uma saída. Também para que o acompanhamento do fluxo seja real, é importante que seja colocado qual o saldo em conta da empresa, sendo de uma ou mais contas, no excel.

Além dos pontos principais listados acima, é importante que sejam criadas algumas categorias para a classificação das entradas e saídas. Para entradas é importante detalhamos quais as formas de receita da empresa e para as saídas é importante colocamos as seguintes contas: 

  • Deduções: Valores gastos para o pagamento de impostos 
  • Custos de venda: Valores gastos para realização da venda do produto ou serviço 
  • CMV/CSP: Valores gastos para a criação do produto ou para a execução do serviço
  • Pessoal: gastos com colaboradores (ex.: folha de pagamento, encargos trabalhistas, benefícios, cursos e treinamentos), além do pró-labore dos sócios.
  • Administrativas: gastos gerais vinculados principalmente às operações de backoffice (ex.: aluguel/IPTU, telefone/internet, assessoria contábil/jurídica, consultoria, sistemas).
  • Operacionais: gastos fixos da operação (ex: manutenção, reparos, deslocamentos, aluguel de equipamentos).
  • Marketing: todo e qualquer gasto relacionado a marketing (ex.: agência, mídia paga, materiais institucionais).

Como fazer fluxo de caixa no Excel diário

Para a análise do fluxo de caixa diário o mais importante é que todos os valores de entradas e saídas já realizados e também previstos sejam preenchidos na planilha. A informação precisa existir! 

Depois de preencher todas as informações financeiras na planilha é necessário que, por meio de fórmulas ou de uma tabela dinâmica, sejam criados relatórios, gráficos e tabelas que apresentem a realidade da empresa. 

Mesmo que a empresa não tenha entradas e saídas que ocorram todos os dias, a visualização do fluxo diário nos permite entender se em algum momento a empresa terá problemas de caixa com maior clareza. Assim é possível fazer projeção de mudanças no fluxo para entender como não ter um problema de caixa, adiantando recebimentos ou negociando pagamentos. 

Como fazer fluxo de caixa no Excel mensal

Já para a análise do fluxo mensal, é necessário criar uma fórmula que transforme a data já digitada em mês, para que não seja necessária a digitação de mais uma informação. E também, como na análise diária, será necessária a criação de relatórios, gráficos e tabelas para a análise. 

O fluxo de caixa mensal nos permite uma análise mais condensada do mês e sua análise em comparação com outros meses e com o orçamento podem ajudar na tomada de decisão mais estratégica da empresa. O fluxo de caixa mensal nos permite entender quais são as diferenças entre os meses e com essa análise podemos encontrar e corrigir algumas anomalias financeiras na empresa. 

Como utilizar a planilha de fluxo de caixa no Excel?

Para uma gestão financeira mais assertiva é necessário controle e dedicação. Temos algumas dicas para ajudar nesses passos iniciais:

  1. Conciliação: ter uma aba de conciliação na planilha, para acompanharmos se o saldo do banco e da planilha são os mesmos ajuda na mitigação de erros de digitação;
  2. Conhecimento Financeiro: é importante que o responsável pelos lançamentos tenha conhecimento dos valores e também da categorização dos mesmos, para que a análise esteja correta.
  3. Preenchimento diário: com esse processo a possibilidade de esquecermos algum detalhamento ou até algum valor pago em dinheiro diminui e nosso fluxo tende a ser mais real. 
  4. Pagamento e recebimento em contas bancárias: sabemos que nem todas as movimentações financeiras ocorrem pelas contas bancárias, mas quanto mais delas ocorrem por lá, mais termos registro. Caso você faça alguma movimentação em dinheiro sempre lembre de registrar na planilha

Como analisar o fluxo de caixa no Excel?

Na análise do fluxo de caixa os dois valores principais são a soma de entradas e de saídas do período, dessa forma conseguimos observar se nesse período a empresa teve um saldo positivo ou negativo. Caso a empresa tenha um fluxo negativo é necessário entender se foram pagas contas extras nos meses anteriores ou se as entradas foram menores que as esperadas. 

Para uma análise mais profunda é possível abrir as entradas e saídas em macro contras, como as formas de receita da empresa, os custos de operação, e as despesas. E posteriormente também podem ser feitas análises dentro de cada centro de despesa, para entendermos quais precisamos modificar. 

Exemplo de fluxo de caixa em Excel

Se você quiser começar a utilizar o controle de fluxo de caixa no excel, deixamos uma planilha completa para você fazer o download aqui neste link.

Nesta planilha você irá encontrar as seguintes abas:

  1. Lançamentos

A aba de lançamentos é o coração da planilha. É aqui que você deverá realizar o lançamento de todos os valores que passam pela sua empresa, de todas as formas de pagamento possíveis.

  1. Fluxo de Caixa mensal e diário

A aba de fluxo de caixa trará todos os valores do seu fluxo de caixa para a análise no formato mensal e diário. Assim você consegue enxergar qual a situação do seu fluxo de caixa atual e futuro conforme os lançamentos realizados na aba anterior.

Gostou do conteúdo? Então confira, também, o nosso artigo exclusivo sobre a importância dos indicadores financeiros!