Blog

Gestão é a nossa causa.

Sistema de gestão: conheça seus diferentes tipos e benefícios para empresas

Implantar um sistema de gestão na sua empresa pode ser muito vantajoso. Nesse sentido, ele auxilia no controle de processos, proporciona a integração entre atividades setoriais e torna a gestão de riscos mais eficiente. Além do mais, graças à automação fornecida por esse tipo de ferramenta, ainda é possível aumentar a produtividade de suas equipes e otimizar os resultados do negócio.

O que é sistema de gestão?

O sistema de gestão é um software que permite gerir diferentes tarefas, processos e informações que são operacionalizadas dentro de uma empresa. Dessa forma, ele é uma plataforma inteligente que automatiza vários processos operacionais e conecta as áreas da empresa.

O sistema também centraliza os dados gerados pelos diferentes setores da empresa ,que posteriormente são usados para a construção de relatórios. Ou, também, por uma ferramenta de visualização de dados como BI (Business Intelligence). Portanto, a medida possibilita um acompanhamento dos indicadores do negócio, trazendo uma visão mais ampla, que ajuda a tomar decisões precisas. Por isso, é comum que esse software traga benefícios que vão além dos aspectos financeiros.

O fluxo dos processos e das informações são pré-estabelecidos ou customizados dentro do sistema conforme as características e necessidades da empresa. Isso traz uma certa burocracia, mas que é necessária para garantir que os processos rodem do início ao fim e que o fluxo das informações aconteça sem falhas e/ou ruídos.

Qual a função do sistema de gestão?

O sistema de gestão pode exercer uma série de funções dentro de uma empresa. Dessa forma, elas podem variar bastante conforme o segmento da empresa. Algumas das funções podem ser:

Benefícios do sistema de gestão

Conforme falamos anteriormente, contar com um sistema de gestão dentro da empresa traz uma série de benefícios para o negócio, não só financeiramente, como também para a operação e estratégia dele. Confira, na imagem abaixo, alguns dos principais benefícios decorrentes da implantação de um sistema de gestão:

Tipos de sistema de gestão

Os tipos de sistemas mais procurados pelas empresas são o ERP, CRM e BPM. Confira na sequência uma breve explicação sobre cada um, bem como suas aplicações e benefícios para as empresas.

ERP (Enterprise Resource Planning)

O ERP funciona como um software de gestão para unificar informações e facilitar o fluxo de trabalho entre as áreas. Levando em consideração que cada departamento necessita de uma ferramenta própria para poder gerar seus relatórios e executar tarefas rotineiras, o ERP passa a ter um papel fundamental. Ele funciona como um centralizador do fluxo de trabalho, alinhando a comunicação de todas as áreas e facilitando a tomada de decisão.

Por ser um software robusto, ele requer processos para que tudo comece a rodar em perfeitas condições. Além disso, por abranger tantos departamentos da empresa, pode-se comprar o sistema de ERP em módulos, ficando sob medida em relação às necessidades da companhia. Se necessário, pode integrar com outros sistemas, como por exemplo BI (Business Intelligence) ou CRM (Customer Relationship Management).

Todavia, nem toda pequena empresa precisa de um ERP. Muitas vezes, quando o número de funcionários é reduzido e a complexidade dos seus processos não é alta, um bom processo padronizado aliado a uma ferramenta no Excel, como uma planilha de gastos, alimentada com disciplina e uma comunicação eficiente, geram mais resultado que um ERP. 

Isso porque a implantação de um sistema tem um custo elevado, tanto financeiro quanto também de esforço de implantação. Além disso, o sistema traz uma série de burocracias que, por um lado, garantem uma série de benefícios já explicados no artigo. Mas, pelo outro, se a complexidade dos processos for baixa, acaba não fazendo sentido a implantação do software. Contudo, com o crescimento da empresa, a implantação de um ERP se faz imprescindível por todos os motivos já citados.

CRM (Customer Relationship Management)

O CRM é um termo usado para o gerenciamento do relacionamento com o cliente ou, ainda, um sistema integrado de gestão com foco no cliente, que reúne vários processos\tarefas de uma forma organizada e integrada. Sendo assim, o termo vai além do sistema de gestão, pois ele apoia a cultura da empresa para colocar o cliente e suas necessidades em primeiro lugar. 

Dessa forma, entende suas reais necessidades e pode ofertar produtos e serviços de uma forma mais assertiva. Ainda, o sistema tem como principal objetivo aumentar de receitas, seja por novas vendas ou por fidelização de seus clientes.

Este sistema é indicado para empresas que têm a ambição de crescer e que precisam ganhar escala em seu processo comercial, organizar atividades e tarefas da área, gerir o funil de vendas e automatizar atividades operacionais (envio de e-mails por exemplo). Além disso, o CRM é uma ferramenta que vai gerar dados do setor, e a partir da análise desses dados o setor pode tomar decisões para melhorar seus resultados.  

BPM (Business Process Management)

Seu objetivo é sistematizar processos organizacionais pela coleta e organização de informações. Portanto, ele reúne dados sobre a execução de atividades e permite visualizar melhor o fluxo de trabalho. Com isso, é possível vislumbrar oportunidades de melhoria.

O maior benefício do BPM é o aprimoramento contínuo. Por outro lado, a solução costuma ser burocrática por impor diferentes regras para a execução das atividades.

3 passos para escolher um sistema de gestão

Após a decisão de implantar um sistema de gestão, a escolha dessa ferramenta se torna um passo imprescindível para colher todos os benefícios já citados acima. Confira, abaixo, o nosso passo a passo para escolher o sistema de gestão ideal para a sua empresa:

1º passo: Em um primeiro momento, realizar um diagnóstico da situação atual, entendendo as necessidades da companhia bem como as suas principais dores atuais. 

2º passo: Depois, faça uma busca importante no mercado para levantar todas as opções do mercado. Para as melhores opções, aquelas que fazem sentido para as necessidades e dores do diagnósticos entrar em contato e buscar fazer uma demonstração prática. 

3º passo: E na última etapa, uma pesquisa rápida com clientes atuais do software para coletar percepções sobre a própria ferramenta e também sobre o suporte do fornecedor. Por fim, a negociação e o fechamento do contrato.

Os indicadores fornecem dados essenciais para auxiliar nas tomadas de decisão da sua empresa. Saiba mais sobre eles com o nosso artigo!