O Project Management Office (PMO) – ou em português, escritório de gerenciamento de projetos – é um termo que você provavelmente deve ter ouvido quando se fala de gestão de projetos. Dessa forma, é um departamento dentro de uma organização responsável pela gestão e desenvolvimento de projetos.
Nesse artigo, você irá aprender mais sobre o que é o escritório de projetos e qual a sua importância para as empresas.
O que é?
PMO (Project Management Office, Escritório de Projetos em inglês) é uma estrutura organizacional que centraliza funções de gerenciamento de projetos, departamento, e além disso, promove a padronização de processos de governança e gestão de projetos.
Cada vez mais as empresas estão procurando implantar essa estrutura em suas empresas, já que ele mantém as boas práticas e direciona os projetos pensando na estratégia organizacional. Conforme uma pesquisa feita pela PM Solutions, 85% das empresas já tinham o departamento implementado, com um aumento de 5% de 2014 a 2016. Além disso, 30% das empresas que não tinham ainda PMO estavam planejando a implementação do mesmo.
Qual é a diferença entre o papel do PMO e do gerente de projetos?
O gerente de projetos geralmente gerencia questões mais individuais do projeto (custo, qualidade, cronograma), ao passo em que o PMO gerencia o método, a padronização dos processos e as suas métricas. Enquanto um gerente de projeto é responsável por atingir as metas aprovadas para seus projetos, o PMO é responsável por atingir as metas aprovadas para a empresa.
Normalmente, o PMO define e mantém padrões de gerenciamento de projetos dentro da organização por meio da padronização e execução de processos repetíveis e escaláveis. Portanto, o PMO também é a fonte de documentação, orientação e métricas relacionadas à prática de gerenciamento e execução de projetos. Já o papel do gerente de projetos é aderir às diretrizes e práticas padronizadas pelo PMO durante o planejamento, preparação e execução do projeto.
Qual sua importância?
O escritório de projetos é essencial para atingir as metas de nível empresarial. Ele ajuda a concluir projetos importantes a tempo, gerenciando recursos para criar impacto estratégico. O seu objetivo principal é otimizar o processo e capacitar a equipe do projeto, treinando-os no momento de necessidade.
Funções nas empresas
Um PMO é uma função que fornece informações de suporte à decisão, embora não tome decisões por si só. O seu principal objetivo é facilitar o sucesso do projeto, desse modo, estabelecendo as melhores práticas, riscos e oportunidades e garantindo a entrega do projeto no prazo dentro de um orçamento especificado.
As equipes cumprem uma variedade de funções no dia a dia, incluindo:
- Definir e revisar os processos de gestão de projetos;
- Realizar relatórios sobre informações financeiras, como retorno sobre o investimento (ROI);
- Capacitar e suportar aos gerentes de projetos;
- Gerenciar as demandas e o portfólio dos projetos;
- Elaborar análise de risco e plano de ação para diminuir os riscos
Benefícios para as empresas
Ter um PMO em sua organização pode otimizar o modo como você gerencia projetos e, como resultado, fornece melhores resultados aos projetos. Aqui está uma lista de benefícios que ele pode oferecer:
- Padronização
A padronização pode ajudar os gerentes de projeto ao estabelecer regras sobre como devem concluir uma tarefa. Ao mesmo tempo, pode ajudar a gerência a comparar o desempenho entre os gerentes de projetos.
- Aumento na taxa de sucesso nos projetos
Quando o escritório de projetos é bem implementado, as taxas de sucesso nos projetos crescem consequentemente, pois ele começa a ser conduzido de forma mais organizada e com uma melhor gestão de recursos.
- Gestão do conhecimento
A centralização de dados dentro da organização pode facilitar para as equipes a localização das informações de que precisam. A gestão do conhecimento também mantém visibilidade sobre os detalhes do projeto. Essa visibilidade pode ser útil para comunicar problemas entre as equipes de projeto e a gerência, pois permite que trabalhem juntos na resolução de problemas com base em dados concretos.
Tipos de PMO
Na ordem do menor suporte para o maior suporte, os três tipos de PMO são de suporte, de controle e de orientação.
De suporte
Consiste em um escritório de projetos com características mais consultivas e voltada para o coaching aos gerentes de projetos. Sua principal função é o desenvolvimento, implantação e aprimoramento de práticas do método, garantindo que as informações de projetos anteriores sejam utilizadas como aprendizado para os próximos.
Além disso, ele é responsável também pela organização de documentos dos projetos, pela soluções de problemas e treinamentos pro gerente de projetos.
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De controle
Atua como um fiscalizador, utilizando a monitoração, controle dos processos e padrões de gerenciamento de projetos. Assim, para verificação destes, ele realiza auditorias nos processos, o que ajuda a revisar a metodologia implementada na empresa e descobrir os principais gargalos da operação.
Diretivo
Consiste em um escritório de projetos com um maior controle dentre os três tipos. Ele tem a função de decidir quais projetos serão executados na área e assim, direciona os recursos para os mesmos, como a escola de gerência em cada um dos projetos e quanto deve ser investido.
Além disso, ele também define e dissemina o método da organização, pode promover as mudanças organizacionais e definição de padrões que devem ser adotados.
5 passos para implantar um escritório de projetos nos negócios
1. Estabeleça a função, o escopo e os resultados
A função do PMO será diferente em cada organização e em cada tipo de PMO. Portanto, é importante consultar amplamente os stakeholders para estabelecer suas idéias e necessidades e determinar como e onde ele se encaixa na organização.
2. Revise os projetos existentes
A análise de projetos recentes identificam habilidades e outros gargalos, e assim, a organização pode os resolver por meio do PMO.
3. Planeje a implementação de acordo com as necessidades
Depois de determinar o propósito do PMO e o que ele deve atingir, você precisa preparar um plano de implementação do PMO.
4. Estabelecer procedimentos e processos
Dependendo do PMO, ele pode exigir a documentação de questões como processos de aprovação de projetos, recrutamento e treinamento. Assim, o PMO deve desenvolver cronogramas de relatórios e mecanismos, e para o sucesso dos relatórios, os mecanismos precisam ser estabelecidos o quanto antes.
5. Revise o PMO
Com o amadurecimento e crescimento da organização, a função do PMO também deve mudar. É importante revisar o desempenho do mesmo para que ele continue atualizado e relevante para as necessidades de negócios da organização.
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