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Plano de contas: padronização das finanças da sua empresa

O plano de contas é o primeiro passo em prol da organização e padronização das contas da empresa, tornando possível um controle pleno e adequado de todas as movimentações financeiras (tanto entradas quanto saídas). Essas, por sua vez, servirão como insumo para tomada de decisões estratégicas. 

Portanto, negligenciar essa estrutura básica pode acarretar em demonstrativos que fornecem uma visão simplista ou até mesmo distorcida do resultado do negócio. Nesse sentido, pode haver margem para decisões equivocadas, além de dificultar o processo de declarações para a Receita Federal, uma vez que também se trata de um requisito contábil.

O que é plano de contas?

Por definição, o plano de contas se trata de um conjunto de contas que representam todos os eventos e movimentações financeiras possíveis de acontecer durante a execução das atividades inerentes à operação da empresa. Desta forma, torna-se possível classificar todas as entradas e saídas do fluxo de caixa em alguma das contas definidas, facilitando os trabalhos contábeis de registro das operações. 

Além disso, ele auxilia a nortear a elaboração das demonstrações contábeis e gerenciais da empresa, como o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) e Balanço Patrimonial (BP).

O nível de complexidade do plano de contas, por sua vez, depende diretamente do objetivo da empresa e da própria complexidade inerente do seu negócio. Fora isso, também é necessário levar em consideração as ferramentas e dados disponíveis. Nesse sentido, não basta ter uma estrutura completa não sendo possível fazer seu acompanhamento, seja por falta de registro ou pela dificuldade de buscar as informações.

Leia também: ESTRUTURA FINANCEIRA: QUAL É A SUA IMPORTÂNCIA DENTRO DE UMA ORGANIZAÇÃO?  

Qual é a função do plano de contas?

Tendo em vista tanto o caráter contábil quanto o gerencial do plano de contas, podemos elencar suas principais funções: 

  1. O agrupamento das movimentações financeiras dentro da estrutura legal exigida; 
  2. A otimização da preparação e padronização de todos documentos, relatórios e demonstrativos por parte do contador; 
  3. A facilitação da interpretação de indicadores financeiros para tomada de decisão.

Vale lembrar que o plano de contas também é utilizado na elaboração do orçamento empresarial, essencial para o acompanhamento da saúde financeira da empresa. Isso porque, por meio dele, torna-se possível estabelecer de forma clara todas as metas orçamentárias da organização, bem como confrontá-las com o acompanhamento mensal do que de fato é realizado. Desta forma, os gestores poderão identificar, por exemplo, contas que ultrapassaram a meta ou que foram sobrevalorizadas.

Leia também: Gestão financeira: saiba o que é e quais seus benefícios 

Quais são os benefícios do plano de contas?

Considerando tudo que já foi apresentado até então, podemos resumir os benefícios do plano de contas em três grandes pilares, conforme detalhado a seguir:

·  Otimização de processos

Ao estabelecer uma padronização de todas as movimentações financeiras inerentes do negócio, o plano de contas acaba por otimizar o processo de fechamento de relatórios como DRE e Balanço Patrimonial. 

Dessa forma, além de facilitar o trabalho de quem é responsável pela atualização desses documentos, também garante que tanto a interpretação quanto o registro das informações sejam sempre as mesmas.

·  Apoio nas decisões gerenciais

Mesmo que o plano de contas contábil apresente uma estrutura diferente do plano gerencial, ainda assim o último é muito útil para a tomada de decisões estratégicas da empresa. 

Isso porque, conforme comentamos no item anterior, a falta de padronização das classificações proporciona uma margem para diferentes interpretações sobre os mesmos registros disponibilizados. Dessa maneira, há um risco de tomada de decisão equivocada, que teve como base uma análise enviesada dos números.

Leia também: INDICADORES: O CORAÇÃO DA GESTÃO E DA TOMADA DE DECISÃO 

·  Cumprimento de requisitos fiscais

A Escrituração Contábil Fiscal prevê o envio dos saldos contábeis padronizados conforme o exigido pela Receita Federal. 

Se a empresa possui um modelo de plano de contas gerencial diferente do criado pela Receita, basta realizar um “de/para”, reclassificando as movimentações conforme o padrão exigido. Por outro lado, quando não há plano de contas algum, fica muito mais difícil adequar os lançamentos e demonstrações para envio.

Tipos de plano de contas

Agora que já citamos brevemente como os dois tipos de plano de contas interferem nas funções e benefícios de um modo geral, faz-se necessário detalhar o que cada um representa e como se diferem um do outro. 

O primeiro ponto a considerar é que, para atender determinações legais do setor em que atua, a empresa deve manter o plano de contas contábil com base nas Normas Brasileiras de Contabilidade. Aqui, fica a cargo da assessoria contábil da empresa garantir que as normas estão sendo seguidas na sua integralidade. 

Essas contas, por sua vez, servirão como base para os demonstrativos que devem ser enviados para a Receita Federal. Assim, por consequência, determinarão a base de cálculo para os impostos devidos.

Entretanto, mesmo atendendo à regulamentação vigente, o plano de contas do tipo contábil não necessariamente vai suprir as necessidades de análise da organização para a tomada de decisões. Isso ocorre devido ao seu caráter mais “engessado” e, logo, pouco flexível para uma releitura dos números. Sendo assim, costuma-se elaborar um plano de contas paralelo, utilizado apenas internamente pela área financeira das empresas, chamado de plano gerencial. 

Ele nada mais é do que um arranjo diferente das contas existentes, estruturando-as de forma a priorizar a maneira em que a organização acredita ser a melhor para interpretar o seu financeiro. Além disso, o controle financeiro através de um plano de contas gerencial requer um processo constante de construção que de tempos em tempos vai aprimorando a estrutura já existente. Dessa forma, evolui a sua complexidade, inicialmente simplificada, de acordo com a maturidade de gestão da empresa.

Por fim, vale ressaltar que a implementação dos dois tipos de plano de contas nas empresas deve ser feita com bastante cautela. Aqui, deve-se garantir que as informações geradas alimentem automaticamente ambos os planos, eliminando assim o risco de erros e inconsistências entre eles.

Qual é a estrutura do plano de contas?

Embora seja comum que as empresas personalizem o seu plano de contas contábil através do plano gerencial, a estrutura base não varia muito pois é fundamental que ela atenda pelo menos cinco grandes grupos: Ativos, Passivos, Receitas, Custos e Despesas. 

Os dois primeiros grupos fazem parte do Balanço Patrimonial, enquanto que os três últimos são utilizados para a construção do DRE. Saiba mais sobre a estrutura do plano de conta abaixo:

·  Ativos

Representam as contas que fazem parte do patrimônio da empresa (bens e direitos), que ainda são subdivididas entre circulante e não-circulante a depender da sua liquidez.

Ativos circulantes

Nos ativos circulantes encontramos os bens ou recebíveis mais líquidos da empresa, que estão ou em forma de caixa, ou que podem ser convertidos em caixa no curto prazo (menos de 12 meses). As principais contas do ativo circulante são:

· Caixa e equivalentes de caixa: se refere aos recursos mais imediatos disponíveis à companhia, como os recursos que estão no caixa e também em aplicações financeiras com liquidez imediata.

· Aplicações financeiras: valores depositados em produtos financeiros como CDB, títulos de renda fixa e demais aplicações que possuem vencimento de resgate entre 90 e 365 dias.

· Contas a receber: originado sempre que a empresa presta um serviço ou vende um produto, mas ainda não recebeu o pagamento integral.

· Estoques: produtos armazenados pela empresa e que se espera que serão vendidos no futuro próximo.

· Despesas antecipadas: gastos realizados pela companhia, mas que ainda não refletiram em benefício para a empresa. Por exemplo: prêmios de seguros pagos antecipadamente e aluguéis pagos com antecedência.

· Tributos a recuperar: tributos pagos na compra de mercadorias e que reduzem o imposto a recolher incidente sobre a venda das mesmas.

Ativos não circulantes

Os ativos não circulantes, por sua vez, representam bens de menor liquidez, que não podem ser convertidos em caixa no curto prazo. Exemplos disso são imóveis ou aplicações financeiras com resgate mais longo. 

Aqui, também entram os bens que são intangíveis, como patentes ou direitos autorais. Normalmente, essa conta é subdividida em quatro categorias:

· Realizável a longo prazo: inclui despesas antecipadas, tributos a recuperar, contas a receber, depósitos judiciais, aplicações financeiras de longo prazo, Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social Diferidos (CSLL). Essa conta surge quando a empresa paga mais impostos do que deveria e a diferença poderá ser abatida de impostos no futuro.

· Investimentos: aplicações financeiras com o caráter de longo prazo.

· Imobilizado: compreende todos aqueles bens necessários para manutenção das atividades da companhia e que costumam ser tangíveis, como imóveis, máquinas, veículos, móveis, utensílios e computadores.

· Intangível: ativos que não possuem presença física, mas geram benefícios econômicos para a companhia, como contratos, patentes, direitos autorais e softwares.

·  Passivos

Os passivos representam as contas devedoras de uma empresa, ou seja, suas obrigações e compromissos. Nesse sentido, boa parte das contas ativas acabam entrando também na categoria passiva, pois se um bem foi comprado, por exemplo, ele será um ativo, ao passo que o seu pagamento será um passivo. 

No passivo também há a mesma lógica de subdivisão entre circulante e não-circulante. Independente do prazo, nesta coluna encontramos contas como:

· Obrigações sociais e trabalhistas

· Obrigações com fornecedores

· Obrigações fiscais

· Empréstimos e financiamentos

Estes dois grandes grupos – ativos e passivos – fazem parte da estrutura do Balanço Patrimonial das empresas. Agora vamos olhar um pouco mais a fundo os principais grupos presentes na estrutura do plano de contas:

·  Receitas

As receitas representam todas as entradas no caixa da empresa, seja pela venda de produtos ou serviços, ou pelos rendimentos de uma aplicação financeira. Logo, costuma-se separar as entradas entre Receitas Operacionais (vinculadas ao modelo de negócio) e Receitas Financeiras (relacionadas com ganhos não-operacionais, como no caso dos rendimentos de um investimento). 

As Receitas Operacionais, por sua vez, podem ainda ser subdivididas entre as principais famílias de produtos ou serviços oferecidos pela organização. Isso possibilitam identificar a contribuição/relevância de cada uma em relação a receita total dentro do período analisado.

·  Custos

Representam o valor despendido que está diretamente relacionado com a produção de um bem, a comercialização de um produto ou a prestação de um serviço. Portanto, é natural que cresçam de forma proporcional ao crescimento das receitas. 

Além disso, dependendo do segmento em que a empresa atua, os custos podem ser classificados como CMV (Custo da Mercadoria Vendida), CPV (Custo do Produto Vendido), ou CSP (Custo do Serviço Prestado).

·  Despesas

As despesas, por sua vez, representam todos os gastos fixos despendidos na manutenção da estrutura da empresa. Diferentemente dos custos, as despesas não tendem a crescer de forma proporcional à receita (e inclusive não devem!). 

Portanto, devem se manter quase constantes ao longo do tempo e, consequentemente, aumentando a margem de lucro do negócio. Elas costumam ser subdivididas em:

· Despesas com Pessoal: gastos com colaboradores (ex.: folha de pagamento, encargos trabalhistas, benefícios, cursos e treinamentos), além do pró-labore dos sócios.

· Despesas Administrativas: gastos gerais vinculados principalmente às operações de backoffice (ex.: aluguel/IPTU, telefone/internet, assessoria contábil/jurídica, consultoria, sistemas).

· Despesas Operacionais: gastos fixos da operação (ex: manutenção, reparos, deslocamentos, aluguel de equipamentos).

· Despesas com Marketing: todo e qualquer gasto relacionado a marketing (ex.: agência, mídia paga, materiais institucionais).

Por fim, a nível de nomenclatura, também podemos chamar os grupos de contas de contas sintéticas (ou contas agrupadoras). Enquanto isso, as suas respectivas subcontas podem ser chamadas de contas analíticas.

Dicas para montar o plano de contas

Primeiramente, antes de iniciar a criação do plano de contas por conta própria, o empreendedor deve envolver ao menos o seu contador para definir as estruturas desenhadas. Afinal, ele será o profissional responsável por usar o modelo contábil a fim de realizar as declarações para a Receita Federal. Ele também poderá auxiliar na construção do modelo gerencial, definindo as relações “de/para” entre cada tipo de plano.

Tendo isso em mente, o primeiro passo para montar o plano de contas é fazer uma lista com todas as contas existentes na empresa, seja receitas, despesas e custos. Por isso, é fundamental garantir que nada fique de fora, caso contrário, poderá acontecer de surgirem contas genéricas como “outros”. 

No futuro, elas poderão apresentar um volume relevante e comprometer a análise financeira feita após os fechamentos. Isso não significa, porém, que o plano não poderá conter contas genéricas, mas é necessário se atentar para que ela não tenha grande representatividade em relação ao todo.

Definidos os grupos nos quais as contas se enquadram, é hora de determinar as nomenclaturas dessas contas. Aqui, há uma consideração importantíssima: o nome utilizado para determinada conta precisa ser o mesmo usado por todos os envolvidos, como por exemplo, a Contabilidade, a Controladoria e o Gestor Financeiro. Desta forma, evitam-se erros e possíveis desvios de dados e valores.

Outro ponto a se atentar na hora de estruturar o plano de contas são as informações que se deseja obter através dos demonstrativos e relatórios financeiros. Sabendo que o plano servirá de insumo para a elaboração do DRE e Demonstrativo do Fluxo de Caixa, será preciso garantir que o plano de contas irá atender a essa demanda desde o começo. Portanto, comece pelo fim neste caso: pense nos indicadores importantes para o seu negócio e já traga eles para o plano.

Plano de contas referencial: saiba mais

O plano referencial é uma obrigação para todas as empresas e serve como base para o plano contábil. Existe um modelo diferente para cada tipo de Regime Tributário, logo, é necessário entender tanto sobre o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) quanto sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Isso porque o Plano Referencial é uma exigência da Receita e ele fala diretamente com esses instrumentos.

Também vale ressaltar que, de acordo com o guia prático, embora o plano referencial não seja obrigatório no SPED Contábil desde 2014, esse Sistema considera o mesmo plano utilizado na ECF. Portanto, é preciso atentar para dois registros: I050 e I051. 

O primeiro, que se refere ao plano de contas da empresa, é obrigatório. Enquanto isso, o I051, que trata do plano referencial, é opcional. No caso das pessoas jurídicas, também é necessário preencher o registro I100, que é o cadastro dos Centros de Custo.
Agora que você sabe tudo sobre plano de contas, confira o nosso conteúdo exclusivo sobre balanço patrimonial, um dos relatórios que o plano de contas auxilia!