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Passo a passo para ter controle sobre as finanças da sua empresa

O processo de aprendizado sobre as finanças da sua empresa pode ser extremamente complexo se não soubermos qual é o primeiro passo. E, independente de qual seja a natureza da organização, a área financeira sempre irá precisar do básico entendimento sobre as informações – tanto para melhorar a tomada de decisão, quanto para a própria sustentabilidade do negócio.

Dessa forma, buscamos construir um mini guia passo a passo para que todos consigam extrair informações financeiras importante do seu negócio.

  1. Tenha um Plano de contas!

Não podemos organizar as finanças sem ter um Plano de Contas. A construção desse plano é a principal base para manter as informações financeiras formalizadas e com histórico gerencial. Não existe certo ou errado para essa estruturação, apenas é importante lembrar que o Plano de Contas precisa ser flexível e manter uma lógica de apresentação para que as informações façam sentido para a empresa.

  1. Faça um Planejamento Financeiro

Na área financeira os números são sempre reflexo de todas as ações e decisões tomadas pela empresa ao longo de um certo período. Portanto, o segundo passo desse guia traz o Planejamento Financeiro como essencial para se ter controle sobre as finanças do negócio.

O processo de construção de um planejamento nada mais é do que tomar uma série de decisões antecipadas sobre orçamentos. Para essas decisões existem alguns métodos importantes que podem ser usados como auxílio ao longo dessa estruturação.

A 4CINCO adota o método do Orçamento Base Zero. A principal característica desse método é a desconsideração de históricos como referência de valores. Ou seja, anualmente é preciso orçar todas as contas do zero, sem que tenha “vícios de desperdícios”.

  1. Tenha cenários no seu Planejamento Financeiro

Depois de entendido o método de orçamento, o próximo passo é atribuir valores a todas essas contas – e, além disso, construir diferentes cenários (otimista, realista e pessimista) com essa base. Essa etapa é importante para a empresa ter flexibilidade com suas despesas e receitas variáveis; ou seja, é preciso se adaptar com as expectativas de faturamento caso não a meta não for batida. Prever quedas de receita é importante para a sustentabilidade e tranquilidade financeira do seu negócio!

  1. DRE – Demonstrativo de Resultado do Exercício

O DRE é o resultado de toda essa construção – todas as informações projetadas estarão reunidas em uma Demonstrativo de Resultado projetado. Sendo assim, o próximo passo é acompanhar o “executado” da sua empresa. Mensalmente você irá precisar atualizar as contas para entender qual variação está ocorrendo entre o que foi projetado e o que está realmente acontecendo (e não só das receitas, como das despesas também!).

  1. Fluxo de Caixa

O DRE não reflete, essencialmente, o que a empresa tem em caixa. A maneira como as contas estão estruturadas no DRE é por competência, e não quando elas saem da sua conta.

Um dos exemplos que melhor representa essa análise é o pagamento de férias aos colaboradores. A empresa não paga mensalmente esse valor, porém todo mês há a projeção de 1/12 do total a ser pago (a cada mês trabalhado o funcionário adquire esse benefício, mesmo que não tenha recebido). Ou seja, caso seu colaborador venha a rescindir o contrato antes de novembro ou dezembro (quando é pago), você terá que pagar o 13o proporcional até o mês que ele trabalhou. Resumo: a empresa pode ter esse valor em caixa, mas ele é do seu colaborador!

Então, como temos duas visões distintas sobre a empresa, precisamos ter duas ferramentas de controle. O DRE para controle de competência, e o Fluxo de Caixa para entender quanto há de capital naquele momento (seja em espécie ou no banco). Para isso, é importante que exista a conciliação diária do seu caixa, registre tudo o que entra e o que saí com seus respectivos comprovantes e destinos sinalizados.

Depois da execução de todo esse passo a passo sobre o controle financeiro, a sua empresa já detém de todos os artifícios para extrair informações importantes para a sua tomada de decisão. O próximo passo, portanto, é entender quais são as informações mais relevantes para o meu negócio – ou seja, os indicadores!

O próximo artigo sobre finanças irá abordar alguns indicadores financeiros clássicos que são intrínsecos a qualquer negócio.

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