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ESTRUTURA FINANCEIRA: QUAL É A SUA IMPORTÂNCIA DENTRO DE UMA ORGANIZAÇÃO?

A estrutura financeira contempla todos os recursos, atividades e processos dedicados para o controle financeiro de uma empresa. Muitas vezes considerada o coração de uma organização devido ao seu papel como mantenedora da competitividade no mercado, seus braços de atuação possuem relação direta com os demais setores da empresa, como administrativo, recursos humanos, marketing e vendas. 

Além disso, dentre suas atividades, podemos citar o controle do fluxo de caixa, apuração de resultados financeiros, corte de gastos/desperdícios e planejamento financeiro. Ou seja, podemos resumir que a estrutura financeira é responsável pela administração dos recursos da empresa.

Nesse sentido, o tamanho dessa estrutura dentro da organização depende diretamente do tamanho do negócio. Em micro e pequenas empresas, é normal que o próprio sócio fundador seja o responsável pelas atividades financeiras, enquanto empresas de maior porte já apresentam uma estrutura mais robusta, com maior número de colaboradores e separação de atividades e processos em departamentos específicos.

ESTRUTURA FINANCEIRA: QUAL A SUA IMPORTÂNCIA?

Mais do que fazer uma simples leitura do passado e presente do negócio, a estrutura financeira também é essencial para embasar tomadas de decisão a respeito do futuro da organização. Por conta disso, torna-se indispensável que os profissionais da área estejam preparados para gerir todas as informações financeiras, a fim de traçar estratégias que visam ao crescimento sustentável da empresa no curto, médio e longo prazo.

Sendo assim, existem alguns preceitos básicos para que essas estratégias atinjam seus objetivos:

  • Não gastar mais do que o que há disponível de recursos atualmente (considerando também despesas financeiras oriundas de financiamentos);
  • Garantir que as informações obtidas estejam corretas;
  • Realizar investimentos que estejam alinhados com as estratégias.

Uma estrutura financeira bem organizada auxilia a gestão das informações financeiras pela equipe responsável, uma vez que é fundamental acompanhar não apenas um indicador isoladamente, mas sim um conjunto deles, para que seja possível ter uma visão holística de todo o negócio. 

Dessa forma, evita-se tomadas de decisão equivocadas e que podem comprometer a saúde financeira da empresa. Olhar apenas para um lucro líquido positivo em um demonstrativo financeiro sob o regime de competência, por exemplo, não significa necessariamente que o caixa também está positivo, pois pode ser que boa parte das contas a pagar foram debitadas à vista, enquanto que as contas a receber estão todas parceladas.

COMO TER UMA BOA ESTRUTURA FINANCEIRA EM SUA EMPRESA?

Para que a empresa consiga implementar uma boa estrutura financeira, é necessário que ela defina 4 fatores, preferencialmente na ordem em que eles se apresentam:

1. Registro: 

As informações devem existir! Por mais óbvio que isso pareça, infelizmente é comum encontrar situações em que há falta de registro de informações financeiras, principalmente quando há muita transação feita em dinheiro ou quando o sócio mistura movimentações da empresa com outras pessoais.

2. Plano de Contas: 

Trata-se da maneira como interpretamos os números, associando todas as movimentações financeiras em categorias (as mesmas que estarão presentes nos relatórios de DRE, fluxo de caixa e orçamento, por exemplo). 

Além disso, é importante, para conseguirmos ter uma referência histórica e de mercado, direcionar decisões, balizar o crescimento do negócio e obter controle do financeiro como um todo.

3. Processo: 

Garante que os fechamentos financeiros estejam corretos, começando pelo registro de todos os movimentos financeiros, categorização dentro do plano de contas, conciliação com extratos e NFs, e finalizando com a análise do orçamento, indicadores, retorno de investimentos, dentre outros.

4. Ferramenta: 

É o meio para que toda a movimentação seja registrada no plano de contas e conciliada. 

A robustez da ferramenta varia de acordo com a complexidade do negócio, sendo uma planilha de Excel suficiente para operações mais simples. Nesse caso, é fundamental que a pessoa responsável tenha um conhecimento mínimo de como utilizar o software, caso contrário a melhor solução será buscar sistemas prontos que oferecem planos mensais ou anuais.

Além dos fatores mencionados, o financeiro também precisa responder diretamente à diretoria, sem intermediários, a fim de se obter um desempenho ótimo enquanto estrutura. 

Dessa forma, através de uma relação próxima e direta, corre-se menos riscos de desalinhamento de informações, além de garantir uma relação estratégica entre as duas pontas.

ESTRUTURA FINANCEIRA: QUAIS SÃO SUAS ATIVIDADES?

O setor financeiro funciona como um elo dentro da organização, mantendo contado com todas as áreas, seja para controle de pagamentos, definição de orçamentos, dentre outras atividades. Abaixo, listamos as principais funções:

Tesouraria

Concentra o controle do fluxo de caixa da empresa, tendo como objetivo manter as contas de entrada e saída organizadas, de forma que a operação consiga funcionar plenamente, sem acumular dívidas. Logo, faz parte da rotina os seguintes pontos:

  1.  A gestão de contas a pagar, controlando os vencimentos de compromissos da empresa a fim de  evitar atrasos e multas, 
  2. A gestão de contas a receber, o que inclui verificar se os clientes estão em dia com suas obrigações, se os boletos que a empresa emitiu foram pagos no prazo e, se necessário, acionar os mecanismos de cobrança. 
  3. Atualização do Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).

Contabilidade

É responsável por organizar, documentar e analisar todos os passivos e ativos patrimoniais de uma empresa. Isso inclui todos os bens que a empresa possui, como imóveis, equipamentos, investimentos e capital em caixa (ativos), assim como pagamento e financiamentos (passivo). Em empresas de pequeno e médio porte esse trabalho geralmente é terceirizado para escritórios de contabilidade, que também podem analisar formas de redução da carga tributária identificando o melhor regime de tributação para o contexto da empresa. Por sua vez, a contabilidade é responsável pela atualização do Balanço Patrimonial (BP).

Planejamento Financeiro

Função extremamente estratégica, uma vez que envolve o plano orçamentário para um determinado período – balizando necessidades de investimento e apontando fontes de redução de gastos que auxiliarão no atingimento das metas organizacionais. Em paralelo, também pode envolver a gestão de riscos (como mercado, câmbio e crédito), permitindo tomar medidas antecipadamente para evitar problemas ou reduzir o seu impacto no negócio. Os principais relatórios utilizados para o planejamento financeiro são o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e Orçamento.

COMO AUTOMATIZAR UMA ESTRUTURA FINANCEIRA?

Para quase todas as atividades da estrutura financeira existem ferramentas que as automatizam, as tornam mais inteligentes ou integram umas com as outras de forma a reduzir as etapas de trabalho. Logo, ao investir nessas ferramentas é possível obter o máximo de eficiência e exatidão nas atividades e nas métricas que elas geram, ao mesmo tempo em que o volume de trabalho e informações aumenta. Dentre as atividades que podem ser automatizadas por sistemas especializados, destacam-se:

  • Geração de relatórios: atualização de relatórios em tempo real, permitindo que equipes tenham rápido acesso aos dados mais recentes da empresa.
  • Contas a receber: envio automático de boletos e notas fiscais em datas previamente estabelecidas, possibilitando também o envio de cobranças para clientes inadimplentes.
  • Reajuste de contratos: atualiza contratos de forma automatizada para evitar prejuízos de eventuais atrasos.

ESTRUTURA FINANCEIRA: QUE PROFISSIONAIS SÃO RESPONSÁVEIS POR ELA?

Não existe uma estrutura uniforme para todas as organizações, pois o modelo ideal depende do tamanho da empresa, quantidade de demanda, além do próprio modelo de negócio. Não existe certo ou errado, apenas o que faz mais sentido para o contexto. Geralmente empresas de maior porte apresentam uma estrutura mais “completa” para comportar toda a complexidade inerente do negócio. Nesses casos, os cargos que costumamos encontrar são:

Diretor Financeiro

É o profissional cuja missão é planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades financeiras de uma organização, executando políticas para que a gestão dos recursos disponíveis seja a melhor possível dentro do curto, médio e longo prazo. Fora isso, também é responsável pelo resultado operacional e a elaboração de relatórios gerenciais, a fim de demonstrar a eficiência da aplicação do capital e do desempenho econômico da organização.

Gerente Financeiro

Esse profissional é responsável por gerenciar informações de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além de desenvolver o planejamento e a análise de apuração financeira, elaborando ações de melhorias a favor do desempenho financeiro e econômico de uma empresa.

Supervisor Financeiro

Responsável por elaborar orçamentos e demonstrativos financeiros e econômicos, projetar receitas, coletar informações da empresa, comparar recursos estimados com os realizados, além de analisar objetivos e metas definidas.

Analista Financeiro

Trata-se do profissional responsável por realizar o planejamento de uma rotina financeira, acompanhando pagamentos e recebimentos efetuados, analisando o fluxo de caixa e elaborando projeções de faturamento, com o objetivo de observar melhorias no desempenho econômico e financeiro da organização.

Analista Fiscal

O analista fiscal atua a fim de apurar e declarar os impostos diretos e indiretos, realizando as escriturações fiscais e participando das análises das atividades fiscais do negócio.

Auxiliar Financeiro

O auxiliar financeiro atua para levantar e acompanhar todas as transações financeiras da empresa, organizando documentos de contas a pagar e a receber, controlando o fluxo de caixa e apoiando na monitoria do orçamento mensal.