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AUDITORIA DE GESTÃO: O QUE SIGNIFICA?

A auditoria de gestão é um processo essencial dentro de uma empresa. É muito comum que os gestores fiquem focados no dia a dia em resolver problemas operacionais; acompanhar os resultados financeiros, entre outras questões urgentes que vão surgindo e que precisam ser resolvidas. 

Por isso, muitas vezes a empresa possui dificuldades em identificar falhas e desvios e é aí que surge esse processo-chave, que auxilia a identificar problemas e ineficiências da operação. 

Auditoria de gestão: quais os tipos que existem?

Muitos gestores nos questionam quais são os tipos de auditoria que eles deveriam implementar em suas empresas e como devem fazer isso, já que essa é uma prática comum de grandes negócios, mas ainda pouco comum em empresas de pequeno e médio porte. 

Os dois principais processos de auditoria que sugerimos são: 

  • Auditoria de Processos: ela visa verificar se processos e rotinas estão sendo cumpridos pelo time. A ideia aqui é garantir que processos chaves estejam sendo cumpridos para termos um padrão de execução e garantirmos uma eficiência. Podemos auditar desde processos de atendimento ao cliente até processos de boas práticas e segurança do trabalho. O tipo de processo que será auditado depende muito do segmento de cada empresa. Indústrias normalmente já tem mais internalizada a cultura de audição de processos, mas empresas de qualquer segmento podem implementar a auditoria e se beneficiar dessa rotina. 
  • Auditoria Financeira: ela visa auditar os fechamentos financeiros e verificar se os resultados levantados de fato condizem com a realidade. É uma excelente ferramenta também para identificar possíveis desvios financeiros e garantir acuracidade dos fechamentos. Por mais que se confie na pessoa que realiza o fechamento financeiro, ela é importante para garantir precisão no processo. O processo financeiro costuma ser complexo e facilmente pode deixar passar algum tipo de informação, a auditoria financeira garante que uma pessoa que não tem o olhar “viciado” possa conferir e garantir que as informações estão corretas. 
auditoria de gestão: qual a sua função?

Auditoria de gestão: qual é a sua função?

Existem diversas funções que o processo de auditoria desempenha, desde simplesmente verificar se os processos padrões estão sendo cumpridos até a identificar possíveis desvios financeiros. Cada tipo de auditoria exerce uma função diferente, dentro da autoria de processos citada anteriormente, possuímos inúmeros objetivos distintos. 

Por exemplo, podemos implementar o processo de auditoria de atendimento ao cliente, utilizando a ferramenta de Cliente Oculto, a qual garantirá que os processos de atendimento estejam sendo todos cumpridos. Ou, podemos implementar o processo de auditoria do financeiro, o qual irá realizar conciliação bancária, conferência de NFs, entre outros processos e terá a função de garantir que os resultados apresentados batem com a realidade executada. 

Independente do tipo de auditoria, o grande ponto é sempre conferir se um processo está sendo bem executado e, caso não esteja, posteriormente traçar ações para corrigi-los. 

O processo de auditoria é essencial para a rotina de gestão de empresa justamente porque ele garante que vamos parar para analisar se as coisas estão sendo cumpridas de forma correta e se algo pode ser melhorado. É importante que os líderes de áreas e gestores da empresa se envolvam no processo de análise da auditoria para que possam entender o que está funcionando, o que não está e o que pode ser melhorado. 

Um processo de auditoria bem implementado pode auxiliar a empresa a reduzir diversos erros, erros de produção, de atendimento ao cliente, de cumprimento de normas e padrões exigidos por lei.

Ela deve ser vista como um processo de prevenção de problemas e dores de cabeça e é algo que deve estar inserido na rotina da empresa. Claro, sempre com cuidado para que a auditoria não tenha um “padrão” de horário e dia para ocorrer, para que o time não fique se preparando de forma forçada para recebê-la. 

Auditoria de gestão: como implementar nas organizações?

Existem duas principais formas de implementar esse processo na organização, pode-se contratar uma empresa externa especialista para realizar a auditoria ou se define uma pessoa interna para realizar esse processo. 

Em caso de PME’s, consideramos que normalmente a auditoria pode ser estruturada para ser feita internamente, já que as principais empresas de auditoria costumam ter valores bem altos. 

Sendo assim, o primeiro passo é definir quais são os processos chaves que precisam ser auditados, para isso, pense em quais os processos que geram mais valor para o cliente e/ou podem gerar algum risco para a empresa caso não estejam sendo executados corretamente. 

Após fazer essa priorização, procure identificar quais pessoas da organização possuem conhecimento profundo sobre o funcionamento da empresa como um todo ou que possuem conhecimento específico a respeito da área que será auditada. 

Por fim, construa um check-list dos pontos que precisam ser conferidos, por exemplo, se a pessoa irá auditar algum processo de produção, detalhe qual deve ser o passo a passo que deveria estar sendo executado, para que se possa marcar o que foi cumprido e o que não foi. 

O processo de auditoria por si só não gera nenhuma mudança de resultados, por isso, após realizar a conferência dos processos, é essencial que os gestores e principais lideranças das áreas se reúnam para discutir as principais falhas identificadas e os planos de ação que serão implementados para corrigi-las. 

O principal ponto é garantirmos que as falhas não se repitam e que um processo de melhoria contínua esteja rodando no seu negócio. 

5 vantagens da auditoria de gestão

E mesmo com todas as vantagens citadas acima, muitos gestores ainda se perguntam da real importância de implementarmos esse processo, afinal, muitos acreditam que falhas já são identificadas naturalmente no dia a dia da empresa. 

Parafraseando Peter Drucker, “se você não medir, você não pode gerenciar”, precisamos medir e controlar os processos de gestão e de operação para garantirmos melhores resultados. 

Sem o processo de auditoria, fica muito mais difícil identificarmos falhas no processo, ficamos sujeitos a receber algum feedback do cliente, ou a sentir falta de um valor no caixa, ou ainda a perceber que os produtos estão sendo finalizados com falhas. Muito melhor nos prevenirmos e identificarmos possíveis falhas antes que elas nos gerem problemas maiores! 

Sendo assim, seguem as 5 principais vantagens em implementar um processo de auditoria: 

1. Melhoria Contínua de Processos:

Você controla os processos e consegue identificar gaps e oportunidades de melhoria de forma contínua, não fica dependente a grandes imersões para discutir o que pode ser melhorado na  sua empresa. 

2. Garantia de Qualidade:

Você garante que o seu serviço e/ou produto está sendo entregue dentro dos padrões de qualidade esperados pela empresa. Assim garantimos uma maior satisfação dos clientes. 

3. Eficiência:

Você confirma que os processos estão sendo executados como foram desenhados inicialmente, confirmando que se está operando da forma mais produtiva possível. 

4. Confiança na Informação:

Você garante uma segunda fonte de informação sobre como a operação está andando e fica com uma visão 360º do funcionamento da sua empresa. 

5. Prevenção de Problemas:

Você identifica falhas de processos e de rotinas antes que eles gerem algum tipo de problema maior, prevenindo grandes dores de cabeça por problemas de operação ou de controle financeiro. 

A 4CINCO implementa o processo de auditoria financeira e de processos em todos os clientes, justamente para garantir que estejamos sempre melhorando o serviço/produto de todos. 

Essa é uma ferramenta que consideramos essencial no nosso processo de consultoria e que garante que os planos de ação  que criamos de fato sejam implementados e fiquem internalizados na rotina do cliente.

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