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Gestão de Projetos: Por onde começar?

(…) gestão de projetos pode ser definida como o planejamento, a programação e o controle de uma série de tarefas integradas, de forma a atingir seus objetivos com êxito.” (KERZNER, 2006, p. 15).

Uma organização é composta por seus processos de rotina – as operações – e seus processos com início, meio e fim – os projetos. Projetos são caracterizados por seu caráter finito, e podem ter diversos tipos de entrega.

Ao realizar um planejamento estratégico de uma empresa, são definidos diversos objetivos estratégicos a serem atingidos – para esses objetivos, costumeiramente são definidas metas e planos de ação. Cada um desses planos de ação é um projeto.

Além desse tipo de projeto, algumas empresas oferecem serviços ou produtos que são gerenciados como projetos, e não como operações. Por exemplo, uma obra de construção civil pode ser considerada um grande projeto, e cada uma de suas etapas também podem ser gerenciadas como tal – visto que se caracteriza por ter uma duração finita e uma entrega final.

Sendo assim, entender o funcionamento de projetos internos (cujo cliente é a própria organização) e externos (cujo cliente é intermediário ou final) e criar uma metodologia para geri-los é vital para manter um foco em execução, potencializando todos os tipos de resultado da empresa.

Para isso, apresentamos aqui três passos essenciais para a criação de um método de gestão de projetos eficaz para pequenas e médias empresas.

1) Conheça seu projeto

Esclarecer cada etapa do projeto utilizando um fluxograma simples pode auxiliar nessa visualização. Sugere-se, também, que esse possível mapeamento determine os responsáveis por cada etapa, mostrando as interações entre áreas e os momentos de troca e comunicação necessários. Essa visualização também garante que todos os colaboradores tenham uma visão geral do funcionamento da empresa, entendendo melhor a importância de seu trabalho frente ao todo.

2) Avalie as ferramentas necessárias

Uma vez delimitados os processos e as trocas de responsabilidade sobre eles, é preciso entender como a equipe será coordenada. Sabendo em quais partes há trabalho em conjunto ou troca de responsáveis, pode-se entender que tipo de ferramenta auxiliará a equipe a se organizar. Aqui podemos falar desde reuniões periódicas, até diferentes métodos de gestão à vista e softwares de gestão de projetos. Vale salientar que a ferramenta é um facilitador, mas não resolve sozinha a gestão de projetos. Sendo assim, é importante utilizar apenas o que for realmente necessário e gere valor, buscando utilizar a quantidade mínima de recursos para garantir eficiência.

3) Engaje, treine, atualize

O seu sistema de gestão é tão confiável quanto a aderência da equipe que o utiliza. Caso as pessoas não tenham o hábito de preencher ou visualizar o software utilizado, ou as reuniões sejam mal estruturadas, essas ferramentas podem tornar-se uma grande perda de tempo, gerando ainda mais resistência por parte da equipe para implementá-las. Para evitar essas situações, sugere-se partir de algo simples e prático, que não seja tão distante das ferramentas já utilizadas para a equipe, fazendo com que todos os colaboradores se sintam parte da criação desse método.

Além disso, os projetos como um todo podem evoluir e se modificar – o método deve acompanhar esse movimento natural da organização!

Em resumo, existem diversos métodos de gestão de projetos. É interessante se informar sobre as ferramentas recomendadas por cada um desses métodos, e adaptar para aquilo que realmente gera valor para a sua empresa, em um processo de criação conjunta com a equipe – que é a principal responsável e principal beneficiária de uma gestão de projetos eficiente!

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